Η Δήλωση Εργασίας (SOW) είναι ένα έγγραφο (και, συνήθως, μια νομική σύμβαση) που επισημοποιεί την κατανόηση μεταξύ αναδόχου και πελάτη. Για κάθε έργο, το SOW αναφέρει τις συγκεκριμένες υπηρεσίες που πρέπει να παραδοθούν (συνήθως, χωρισμένες σε ξεχωριστές εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν), τον χρόνο κατά τον οποίο πρέπει να εκτελεστούν αυτές οι εργασίες και υπηρεσίες, καθώς και το ποσό και τις ημερομηνίες πληρωμής. Ο βασικός σκοπός του είναι να χρησιμεύσει ως χάρτης πορείας για το έργο και να τεκμηριώσει τις προσδοκίες των μερών. Θα πρέπει να είναι μια σαφής, απλή αγγλική περιγραφή των "Γιατί", "Ποιος", "Τι", "Πώς", "Πότε", "Πού" και "Πόσο;"
Βήματα
Μέθοδος 1 από 2: Ακολουθώντας γενικές οδηγίες
Βήμα 1. Γράψτε το SOW πριν ξεκινήσετε την εργασία
Το SOW δημιουργείται συνήθως μετά την ολοκλήρωση των βασικών διαπραγματεύσεων για τη σύμβαση αλλά πριν ξεκινήσει οποιαδήποτε εργασία σε ένα έργο. Μερικές φορές, ωστόσο (ιδίως με έργα ευαίσθητα στο χρόνο), οι διαπραγματεύσεις μπορεί να συνεχιστούν μετά την έναρξη των εργασιών και το SOW δεν ολοκληρώνεται έως ότου το έργο βρίσκεται σε εξέλιξη.
Βήμα 2. Ερευνήστε την απαιτούμενη μορφή SOW
Δεν υπάρχει ούτε ένα πρότυπο SOW καθώς διαφορετικές βιομηχανίες και έργα έχουν διαφορετικά παραδοτέα και ροή εργασιών. Μια καλή σπορά είναι μια προσαρμοσμένη σπορά.
Βήμα 3. Πάρτε το σωστά την πρώτη φορά
Ενώ η ίδια η αρχική SOW συνήθως δεν αναθεωρείται, μια ξεχωριστή πλευρική συμφωνία που ονομάζεται Order Order συνήθως χρησιμοποιείται για την τροποποίηση των όρων της SOW. Είναι καλή ιδέα να συμπεριλάβετε μια κενή φόρμα αλλαγής παραγγελίας με το SOW. Λάβετε υπόψη ότι η αλλαγή παραγγελιών μπορεί να αυξήσει το κόστος του έργου. Ένα καλογραμμένο SOW μπορεί να βοηθήσει στη μείωση της ανάγκης για εντολή αλλαγής. Κανένας πελάτης δεν θέλει να βρίσκεται σε μια θέση όπου οι συγκεκριμένες προσδοκίες του δεν έχουν τεκμηριωθεί, γεγονός που μπορεί να οδηγήσει σε καθυστερήσεις, αύξηση του συνολικού κόστους ή δυσαρέσκεια.
Μέθοδος 2 από 2: Mastering Style and Specifics in SOWs
Βήμα 1. Συμπεριλάβετε τον στόχο
Αυτή η ενότητα απαντά στην ερώτηση "Γιατί;" Είναι μια επισκόπηση υψηλού επιπέδου για το έργο και τους στόχους του. Οι γενικές περιγραφές είναι αποδεκτές κατά τη σύνταξη αυτής της "οπτικής γωνίας" του έργου, αλλά αποφύγετε τη γλώσσα που θα μπορούσε να ερμηνευτεί με περισσότερους από έναν τρόπους. Γίνε ξεκάθαρος; περιγράφουν μετρήσιμους και εφικτούς στόχους που ρεαλιστικά μπορούν να επιτευχθούν στο καθορισμένο χρονικό πλαίσιο.
Βήμα 2. Συμπεριλάβετε μια συζήτηση για το πεδίο εφαρμογής
Αυτή η ενότητα παρέχει μια οριστική δήλωση (χωρίς επιλογές ή εναλλακτικές λύσεις) του "Τι;" και πως?" Τι είναι το έργο; Πώς θα επιτευχθεί; Or, συχνά, τι ΔΕΝ είναι έργο και τι ΔΕΝ θα επιτευχθεί. Ποιες είναι οι υποθέσεις; Ποια παραδοτέα (αντικείμενα που παρουσιάζει ο ανάδοχος σε πελάτη για έλεγχο και έγκριση) παράγονται; Τι, εκτός από τα παραδοτέα, πρέπει να συμβεί διοικητικά (διαχείριση έργου) όσον αφορά την αναφορά προόδου, την παρακολούθηση χρόνου και άλλες επικοινωνίες.
Βήμα 3. Προσθέστε την τοποθεσία, αν είναι δυνατόν
Αυτή η προαιρετική ενότητα περιγράφει πού θα εκτελεστεί η εργασία (εάν υπάρχει).
Βήμα 4. Συμπεριλάβετε ένα χρονικό πλαίσιο
Αυτή η προαιρετική ενότητα καθορίζει τον συνολικό χρόνο που επιτρέπεται για την ολοκλήρωση του έργου, τις μέγιστες χρεώσιμες ώρες ανά χρονική περίοδο και συγκεκριμένους χρόνους για επίσημες αναθεωρήσεις ή άλλα ορόσημα έργου.
Βήμα 5. Καθορίστε το Πρόγραμμα
Αυτή η ενότητα αναφέρει ποιες εργασίες πρέπει να ολοκληρωθούν έως ποια ημερομηνία/ώρα και ποιος είναι υπεύθυνος για να συμβεί αυτό. Οι περιγραφές των εργασιών και των αποτελεσμάτων (κυρίως παραδοτέα) πρέπει να είναι λεπτομερείς, σαφείς και απλές, ώστε να είναι εύκολα κατανοητές. Εκτός από τα παραδοτέα, το πρόγραμμα ενδέχεται να περιέχει καταχωρίσεις για τον έλεγχο διασφάλισης ποιότητας, τον έλεγχο καταναλωτή και τις αναφορές προόδου.
- Ενώ το πρόγραμμα πρέπει να είναι συγκεκριμένο, μην επικεντρώνεστε στο "Πώς" καθώς αυτό μπορεί να θέσει πάρα πολλά εμπόδια μπροστά στην επιτυχή ολοκλήρωση του έργου. Αρκεί μια βασική περιγραφή της απαιτούμενης μεθοδολογίας που θα χρησιμοποιηθεί.
- Το Πρόγραμμα συχνά περιλαμβάνει λεπτομέρειες για τα κριτήρια αποδοχής (για τη μέτρηση της ποιότητας του αποτελέσματος) και ορόσημα πληρωμής (συνήθως με την αποδοχή βασικών παραδοτέων), αν και αυτά μπορούν να περιγραφούν σε διαφορετική, ξεχωριστή ενότητα.
Βήμα 6. Συμπεριλάβετε μια ενότητα Αποδοχή
Αυτή η ενότητα περιγράφει τον μηχανισμό για τον τρόπο με τον οποίο τα μέρη θα καθορίσουν εάν το προϊόν ή η υπηρεσία είναι αποδεκτά. Τα κριτήρια μπορεί να κυμαίνονται από μετρήσιμα πρότυπα ποιότητας έως καθορισμένο αριθμό δοκιμών, αλλά σε κάθε περίπτωση πρέπει να προσφέρονται για αντικειμενική αξιολόγηση.
Βήμα 7. Καθορίστε τα Πρότυπα
Αυτή η ενότητα περιγράφει τυχόν βιομηχανικά πρότυπα που πρέπει να πληρούνται για την εκπλήρωση της σύμβασης. Αντί για φυσική αναπαραγωγή των βιομηχανικών προτύπων στο SOW, αρκεί η συγκεκριμένη αναφορά σε ένα σύνολο προτύπων.
Βήμα 8. Συμπεριλάβετε τυχόν Απαιτήσεις εργατικού δυναμικού
Αυτή η ενότητα καθορίζει τυχόν ειδικές απαιτήσεις για εργατικό δυναμικό, π.χ. αριθμό εργαζομένων που στελεχώνουν το έργο, απαιτήσεις εκπαίδευσης (πτυχία ή πιστοποιήσεις).
Βήμα 9. Σημειώστε την τιμή
Αυτή η ενότητα αντιμετωπίζει το ερώτημα "Πόσο;" Είναι η πληρωμή πάγιο τέλος; Πώς επηρεάζονται τα έξοδα/έξοδα; Η πληρωμή θα γίνει εφάπαξ ή σε δόσεις; Ποιο είναι το πρόγραμμα πληρωμών; Υπάρχουν ορόσημα πληρωμής;
Βήμα 10. Συμπεριλάβετε τυχόν υποθέσεις
Τα περισσότερα έργα διαπερνούν διάφορα άγνωστα, για τα οποία τα μέρη πρέπει να κάνουν διάφορες υποθέσεις. Ουσιαστικά, οι παραδοχές είναι οι προϋποθέσεις που αναμένει ο ανάδοχος για να ολοκληρωθεί το έργο σύμφωνα με τους όρους του SOW. Για παράδειγμα, ο ανάδοχος μπορεί να υποθέσει ότι θα δοθεί στους υπαλλήλους του πρόσβαση στο δίκτυο υπολογιστών του πελάτη προκειμένου να εγκαταστήσουν το παραδοτέο λογισμικό. Η ενότητα Υποθέσεων θα πρέπει να προσδιορίζει όσο το δυνατόν περισσότερες τέτοιες υποθέσεις και να εκθέτει ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης ή τις συνέπειες σε περίπτωση αποτυχίας τυχόν υποθέσεων.
Βήμα 11. Συμπεριλάβετε παραμέτρους για τη Διαχείριση Έργου
Αυτή η ενότητα περιγράφει τη διαδικασία παρακολούθησης της προόδου του έργου. Συμπεριλάβετε στοιχεία όπως: Εβδομαδιαίες συναντήσεις, Τακτικές αναφορές κατάστασης, Τακτικές αναφορές προόδου και συναντήσεις ομάδας διαχείρισης έργου. Αυτή η ενότητα είναι επίσης ένα καλό μέρος για να περιγράψετε τυχόν πρόσθετες υποχρεώσεις που ενδέχεται να προκύψουν από το έργο, όπως συντήρηση και επισκευή μετά τον αρχικό σχεδιασμό ή/και εγκατάσταση.
Συμβουλές
- Εάν ισχύει, συνήθως είναι προς το συμφέρον του πελάτη να παρακρατήσει ένα μέρος της τελικής πληρωμής έως ότου αποδειχθεί ότι όλα τα παραδοτέα συνεργάζονται.
- Γενικά, ένα καλά σχεδιασμένο SOW δεν πρέπει να αναφέρει εξωτερικά έγγραφα (εκτός από τα βιομηχανικά πρότυπα).
- Φροντίστε να αποτυπώσετε όλες τις υποσχέσεις που δίνονται κατά τη διάρκεια των πωλήσεων και των διαπραγματεύσεων συμβάσεων στο SOW σας πριν ξεκινήσει το έργο.
- Αναλυτικά το χρονοδιάγραμμα, χρησιμοποιήστε γλώσσα ημερολογίου που επιτρέπει κάποια ευελιξία. Για παράδειγμα, «δύο μήνες μετά το X, Q. A. οι δοκιμές θα ολοκληρωθούν »και όχι« Στις 5 Ιουνίου, Q. A. οι δοκιμές θα ολοκληρωθούν ». Αυτό επιτρέπει στο έργο να προχωρήσει ομαλά (χωρίς Αλλαγή Παραγγελιών) εάν υπάρξει καθυστέρηση νωρίτερα στη διαδικασία.
- Το SOW μπορεί να οριστεί ως "Εμπιστευτικό". Εάν είναι, το SOW θα πρέπει να περιέχει ένα σύντομο τμήμα που θα περιγράφει τις συνέπειες (συνήθως μια σταθερή χρηματική ποινή) για οποιαδήποτε παραβίαση του απορρήτου.
