Η αλφαβητική κατάθεση είναι ένας θεμελιώδης τρόπος οργάνωσης εγγράφων που σας επιτρέπει να αποθηκεύετε, να έχετε πρόσβαση και να διαχειρίζεστε γρήγορα τα προσωπικά και επαγγελματικά σας αρχεία
Εφαρμόζοντας αλφαβητική κατάθεση στη ζωή σας, θα διασφαλίσετε ότι όλα τα έγγραφα προστατεύονται και είναι άμεσα διαθέσιμα. Υπάρχουν πολλοί κανόνες για τον τρόπο υποβολής αλφαβητικών στα Αγγλικά για να διατηρηθεί ένα λογικό σύστημα αρχειοθέτησης. Ευτυχώς, είναι απλό να ξεκινήσετε με νέα έγγραφα και ακόμα δεν είναι μια δύσκολη αλλαγή αν χρειαστεί να αναδιοργανωθείτε!
Βήματα
Μέρος 1 από 2: Κατάθεση Αλφαβητικά
Βήμα 1. Αποφασίστε για το αλφαβητικό σύστημα που θα χρησιμοποιήσετε
Ακόμα και κάτι τόσο φαινομενικά απλό όσο η αλφαβητική κατάθεση προσφέρει πολλές επιλογές για να διαλέξετε. Είναι σημαντικό να επιλέξετε ένα σύστημα και να το χρησιμοποιείτε με συνέπεια.
- Η κατάθεση γράμμα-γράμμα εξετάζει κάθε γράμμα σε κάθε λέξη με τη σειρά εμφάνισης, αγνοώντας τυχόν κενά μεταξύ των λέξεων.
- Η κατάθεση λέξης προς λέξη παραγγέλνει στοιχεία με βάση το πρώτο γράμμα κάθε λέξης στη σειρά.
- Η κατάθεση μονάδας ανά μονάδα λαμβάνει υπόψη κάθε λέξη, συντομογραφία και αρχική, παραγγέλνοντας στοιχεία σύμφωνα με αυτά. Το σύστημα μονάδα προς μονάδα συνιστάται γενικά.
Βήμα 2. Ομαδοποίηση στοιχείων
Μόλις έχετε όλα τα στοιχεία που πρέπει να αρχειοθετήσετε, αποφασίστε πώς θέλετε να ομαδοποιήσετε τα αρχεία. Μπορείτε να επιλέξετε τη μορφή λεξικού, στην οποία όλα τα αρχεία τοποθετούνται με μια αλφαβητική σειρά, ανεξάρτητα από τον τύπο του αρχείου ή τα στοιχεία που περιέχει. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη μορφή εγκυκλοπαίδειας, στην οποία τα στοιχεία ομαδοποιούνται ανά τύπο ή θέμα και, στη συνέχεια, κάθε ομάδα ταξινομείται αλφαβητικά.
Εάν έχετε πολλούς διαφορετικούς τύπους στοιχείων για αρχειοθέτηση (συνταγές, αποδείξεις φόρου, επιστολές κ.λπ.), τότε μπορεί να είναι χρήσιμο να χρησιμοποιήσετε τη μορφή εγκυκλοπαίδειας. Ομαδοποιήστε πρώτα τα στοιχεία ανά τύπο και, στη συνέχεια, ταξινομήστε αλφαβητικά τα στοιχεία σε κάθε ομάδα. Διατηρήστε τις ομάδες διαχωρισμένες χρησιμοποιώντας διαχωριστικά ή χρωματική κωδικοποίηση
Βήμα 3. Ευρετηριάστε τα αρχεία σας
Η ευρετηρίαση είναι ο τρόπος τοποθέτησης κάθε τμήματος ενός τίτλου στη σωστή μονάδα. Για να ευρετηριάσετε τα στοιχεία πριν τα καταχωρήσετε, πρέπει να αναλύσετε τα στοιχεία του ονόματος κάθε στοιχείου και να δημιουργήσετε ένα νέο αλφαβητικό όνομα, το οποίο ενδέχεται να διαφέρει από το τυπικό όνομα. Για παράδειγμα:
- Ας υποθέσουμε ότι έχετε τα ακόλουθα στοιχεία για ευρετηρίαση και αρχειοθέτηση: ένα άρθρο σχετικά με το aardvarks με τίτλο "Nocturnal Feeding of Aardvarks", μια βιογραφία της γνωστής εμπειρογνώμονας του aardvark Jane A. Doe και ένα διαφημιστικό φυλλάδιο για μια έκθεση aardvark στο ζωολογικό κήπο του Ντιτρόιτ.
- Η βιογραφία της Jane A. Doe θα ευρετηριαστεί ως "Doe, Jane A.", δεδομένου ότι τα επώνυμα είναι πρώτα στην κατάθεση. Θα καταχωρηθεί με το γράμμα "D."
- Το άρθρο "Nocturnal Feeding of Aardvarks" θα μπορούσε να καταχωρηθεί ως έχει, αν επιλέξετε ομαδοποίηση σε στιλ λεξικού. Θα μπορούσε να κατατεθεί με το γράμμα "N" (για "Nocturnal"), χρησιμοποιώντας αυτήν την ομαδοποίηση.
- Εναλλακτικά, μπορείτε να καταχωρίσετε το "Nocturnal Feeding of Aardvarks" ως "Aardvarks, Nocturnal Feeding of". Αυτό θα είχε νόημα αν χρησιμοποιούσατε μια ομαδοποίηση σε στιλ εγκυκλοπαίδειας και όχι απλά αρχειοθέτηση στοιχείων που σχετίζονται με το aardvarks. Στη συνέχεια, το στοιχείο θα καταχωρηθεί με την ένδειξη "A."
- Το διαφημιστικό φυλλάδιο θα μπορούσε να ευρετηριαστεί ως "Aardvarks, εκθέματα (ζωολογικός κήπος του Ντιτρόιτ)." Αυτό θα είχε νόημα αν περιμένετε να έχετε πολλά υλικά σε εκθέσεις aardvark-για παράδειγμα, μπορεί να έχετε ένα άλλο στοιχείο που θα καταχωριστεί ως "Aardvarks, εκθέματα (Toledo ΖΩΟΛΟΓΙΚΟΣ ΚΗΠΟΣ)."
- Εναλλακτικά, το διαφημιστικό φυλλάδιο θα μπορούσε να ευρετηριαστεί ως "Ζωολογικός κήπος του Ντιτρόιτ (Έκθεση Aardvark)." Αυτό μπορεί να έχει νόημα εάν περιμένετε να έχετε πολλά στοιχεία που σχετίζονται με τον Ζωολογικό Κήπο του Ντιτρόιτ ή αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια ομαδοποίηση τύπου εγκυκλοπαίδειας για να αρχειοθετήσετε στοιχεία γεωγραφική θέση.
Βήμα 4. Παραγγείλετε αρχεία αλφαβητικά σύμφωνα με το ευρετηριασμένο όνομα τους
Ο γενικός κανόνας για την κατάθεση αλφαβητικά είναι η τακτοποίηση στοιχείων με σειρά από το Α (πρώτο) έως το Ζ (τελευταίο). Χρησιμοποιήστε όλο και πιο συγκεκριμένες πληροφορίες για να διακρίνετε και να παραγγείλετε ξεχωριστά στοιχεία. Για παράδειγμα:
- Η σειρά των αρχείων που ευρετηριάσατε στο προηγούμενο βήμα θα μπορούσε τότε να είναι (ανάλογα με το σύστημα που χρησιμοποιείτε): "Doe, Jane A.", "Detroit Zoo (Aardvark Exhibit)" και "Nocturnal Feeding of Aardvarks" “" Aardvarks, εκθέματα (ζωολογικός κήπος του Ντιτρόιτ) "," Aardvarks, Nocturnal Feeding of "και" Doe, Jane A."
- Ένα αρχείο για το "Wallaby" θα έρθει μετά από ένα αρχείο για το "Emu". Ένα αρχείο για το "Kangaroo" θα έμπαινε ενδιάμεσα και ένα αρχείο για το "Aardvark" θα ερχόταν πριν από ένα για το "Bear" και ένα για το "Emu". Αυτό θα σας δώσει την ακόλουθη σειρά αρχείων: "Aardvark", "Bear", "Emu", "Kangaroo", "Wallaby."
- Εάν προσθέσετε στη συνέχεια ένα αρχείο για το "Anteater", θα έρθει μετά από οποιαδήποτε αρχεία για το "Aardvark". Δεδομένου ότι και οι δύο ξεκινούν με το γράμμα "Α", πρέπει να κοιτάξετε το δεύτερο γράμμα κάθε λέξης ("Ν" και "Α", αντίστοιχα) για να προσδιορίσετε τη σειρά και, στη συνέχεια, να τακτοποιήσετε αρχεία με βάση αυτό. Η νέα παραγγελία θα ήταν: "Aardvark", "Anteater", "Bear", "Emu", "Kangaroo", "Wallaby".
Βήμα 5. Προσθέστε ετικέτα στους φακέλους των αρχείων σας
Για να διευκολύνετε τον εντοπισμό στοιχείων, προσθέστε ετικέτα σε κάθε φάκελο αρχείων με το κατάλληλο ευρετηριασμένο όνομα των στοιχείων που περιέχει. Αυτό θα διευκολύνει επίσης την εισαγωγή νέων αρχείων με τη σωστή σειρά.
- Τοποθετήστε στοιχεία στο φάκελο που έχει οριστεί γι 'αυτά.
- Μπορεί επίσης να σας φανεί χρήσιμο να χρωματίσετε τα αρχεία σας για να βελτιώσετε τη χρηστικότητα. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε μια ομαδοποίηση τύπου εγκυκλοπαίδειας, δώστε σε κάθε ομάδα ξεχωριστό χρώμα και επισημάνετε κάθε στοιχείο/αρχείο σε κάθε ομάδα με το αντίστοιχο χρώμα της.
Βήμα 6. Τεκμηριώστε το σύστημα ευρετηρίασης και αρχειοθέτησης
Να είστε συνεπείς με το σύστημα ευρετηρίου και αρχειοθέτησης, όποιο και αν είναι αυτό. Βεβαιωθείτε ότι όποιος έχει πρόσβαση στα αρχεία γνωρίζει το σύστημα. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε και να μοιραστείτε ένα έγγραφο που περιγράφει λεπτομερώς τους κανόνες του συστήματος αρχειοθέτησης. Αυτό θα βοηθήσει όλους να μπορούν να χρησιμοποιούν αποτελεσματικά το σύστημα αρχειοθέτησης.
Βήμα 7. Καταχωρήστε σωστά τα νέα στοιχεία
Τοποθετήστε αρχεία στο ερμάριο με βάση τα ευρετηριασμένα ονόματα και την αλφαβητική σειρά, σύμφωνα με το σύστημα που χρησιμοποιείτε. Αλλάξτε τα τρέχοντα αρχεία όπως απαιτείται για να τοποθετήσετε νέα αρχεία στη σωστή θέση.
Μέρος 2 από 2: Αντιμετώπιση ειδικών περιπτώσεων
Βήμα 1. Στοιχεία αρχείων υπό τη σημαντική διάρκεια τους
Μερικές φορές, είναι λογικό να αρχειοθετούμε στοιχεία με βάση λέξεις -κλειδιά, ανεξάρτητα από τη σειρά που εμφανίζονται οι λέξεις σε έναν τίτλο ή όνομα. Αυτό διασφαλίζει ότι ένα αρχείο μπορεί να ευρετηριαστεί και να εντοπιστεί χρησιμοποιώντας τον πιο λογικό όρο. Για παράδειγμα
"First Bank of Chicago" θα μπορούσε να καταχωρηθεί ως "Chicago, First Bank of". Το "Σικάγο" είναι ο βασικός όρος σε αυτήν την καταχώριση και όχι "Πρώτη" ή "Τράπεζα", ειδικά αν έχετε άλλα αντικείμενα με παρόμοια ονόματα, όπως "First Bank of Tulsa" ή "Chicago Bank and Trust"
Βήμα 2. Παραγγείλετε ονόματα κατά επώνυμο
Τα τυπικά πρότυπα αρχειοθέτησης συνιστούν την ευρετηρίαση των ατόμων με το πρώτο επώνυμο, καθώς το επώνυμο θεωρείται ο σημαντικός όρος.
- Έτσι, το "Jane A. Doe" θα καταχωριστεί και θα καταχωρηθεί ως "Doe, Jane A."
- Βάλτε τίτλους (Δρ., Κυρία, Ταγματάρχη κ.λπ.) στο τέλος. «Ο Δρ. Η Τζέιν Α. Ντου », για παράδειγμα, θα καταχωρηθεί στο ευρετήριο και θα καταχωρηθεί ως" Ντου, Τζέιν Α., Δρ."
- Γενικά, παραγγείλετε τα ονόματα όπως γράφονται, γράμμα-γράμμα. Για παράδειγμα, το "MacDonald" θα ερχόταν πριν από το "McDonald". Ομοίως, τα "D", "L", "Le", "de" κλπ. Θεωρούνται ως μέρος του ονόματος και όχι ξεχωριστές μονάδες. Για παράδειγμα, παραγγείλετε αρχεία "Heinlein", "Le Guin" "L'Engle" και "Wolfe" με αυτή τη σειρά (και ΟΧΙ ως "L'Engle," Le Guin "," Heinlein "," Wolfe ").
- Μια κοινή εξαίρεση από αυτούς τους κανόνες σχετικά με τα ονόματα είναι όταν το όνομα ενός ατόμου αποτελεί μέρος ενός ονόματος επιχείρησης ή οργανισμού. Σε αυτές τις περιπτώσεις, αντιμετωπίστε το όνομα του ατόμου ως μονάδες εντός της επωνυμίας της επιχείρησης. Για παράδειγμα, το "Jane A. Doe Pest Control" θα καταχωρηθεί στο "J" και ΔΕΝ θα καταχωριστεί ως "Doe, Jane A. Pest Control".
Βήμα 3. Αγνοήστε άρθρα, συνδέσμους και προθέσεις
Άρθρα (όπως «α», «αν» και «το»), σύνδεσμοι (όπως «και», «αλλά» και «ή») και προθέσεις (όπως «για», «του» και "In") παραλείπονται γενικά κατά την ευρετηρίαση και την κατάθεση αλφαβητικά, καθώς δεν θεωρούνται σημαντικοί όροι. Αυτό συμβαίνει ακόμη και όταν αποτελούν την αρχή του ονόματος ενός στοιχείου. Για παράδειγμα:
- Το "An Investigation of Emu Feeding Practices" θα καταχωρηθεί στο "E", για το "Emu" (η σημαντική λέξη στον τίτλο αυτού του στοιχείου) και όχι "A" για το "an".
- Το "Doe and Smith Pest Control" θα κατατεθεί μετά το "Doe, Jane A." Και τα δύο ευρετηριασμένα ονόματα ξεκινούν με τη λέξη "Doe", οπότε προχωράτε στον επόμενο σημαντικό όρο σε καθένα ("Smith" και "Jane", αντίστοιχα) για να καθορίσετε τη σειρά αρχείων. Αγνοήστε τη λέξη "και", καθώς δεν είναι σημαντική.
Βήμα 4. Αντιμετωπίστε τις συντομογραφίες σαν να είναι γραμμένες
Κατά την ευρετηρίαση και την κατάθεση στοιχείων, ενδέχεται να συναντήσετε συντομογραφίες όπως "Mfg". (για "Manufacturing") ή "Inc." (για το «Incorporated). Γενικά, θα πρέπει να ευρετηριάσετε και να αρχειοθετήσετε στοιχεία σαν να γράφονται αυτές οι συντομογραφίες και όχι απλώς ως συμβολοσειρές γραμμάτων.
Για παράδειγμα, η "Jane A. Doe Mining Company" θα κατατεθεί μετά το "Jane A. Doe Mfg."
Βήμα 5. Συνήθως αρχειοθετήστε αριθμούς
Κατά την κατάθεση αλφαβητικών στοιχείων, ενδέχεται να συναντήσετε αριθμούς εντός των τίτλων τους. Γενικά, οι αριθμοί αρχείων είναι συνήθως, παρά σαν να είναι γραμμένοι. Οι αριθμοί καταχωρούνται επίσης πριν από γράμματα.
- Για παράδειγμα, η "3M Company" θα καταχωρηθεί πριν από τις "100 μεγάλες επιχειρηματικές ιδέες" (αφού το "3" προηγείται του "100").
- Οι "Μεγάλες Επιχειρηματικές Ιδέες" και "Μεγάλοι Επιχειρηματικοί Ηγέτες" θα καταχωρηθούν μετά από "100 Υπέροχες Ιδέες Επιχειρήσεων", αφού οι αριθμοί είναι διατεταγμένοι πριν από γράμματα.
- Οι αριθμοί που είναι ήδη γραμμένοι αντιμετωπίζονται ως λέξεις και όχι ως αριθμοί. Για παράδειγμα, καταχωρίστε τα στοιχεία "100 Μεγάλοι ηγέτες επιχειρήσεων", "Μεγάλες επιχειρηματικές ιδέες" και "Διακόσιες μεγάλες επιχειρηματικές ιδέες" με αυτή τη σειρά.
- Εάν εξυπηρετεί τους σκοπούς αρχειοθέτησής σας, ωστόσο, μπορείτε να κάνετε μια εξαίρεση και να καταχωρείτε πάντα αριθμούς σαν να είναι γραμμένοι.
Βήμα 6. Αντιμετωπίστε τυχόν ειδικούς χαρακτήρες
Πρέπει να λαμβάνονται υπόψη τυχόν μη αλφαβητικοί ή μη αριθμητικοί χαρακτήρες που συναντάτε κατά την ευρετηρίαση και την κατάθεση στοιχείων. Ωστόσο, τι να κάνετε με αυτούς τους χαρακτήρες εξαρτάται από τον τύπο τους:
- Τα σημεία στίξης (όπως αποστροφές, τελεία και κόμματα) γενικά αγνοούνται κατά την ευρετηρίαση και την κατάθεση στοιχείων. Για παράδειγμα, αρχειοθετήστε "Καλύτερο καφέ της Ουάσιγκτον" και "Washington State Fair" με αυτή τη σειρά.
- Οι διακριτικοί αντιμετωπίζονται ως το αντίστοιχο γράμμα, χωρίς το διακριτικό σήμα. Για παράδειγμα, αρχειοθετήστε το "laclair" ως "Eclair" και "Über" ως "Uber". Η εξαίρεση σε αυτό είναι όταν κάνετε αίτηση σύμφωνα με το αλφάβητο μιας γλώσσας που χρησιμοποιεί διακριτικά, οπότε θα πρέπει να ακολουθήσετε την κανονική αλφαβητική σειρά αυτής της γλώσσας.
Βήμα 7. Χρησιμοποιήστε τον γενικό κανόνα "τίποτα πριν από κάτι" όταν είναι απαραίτητο
Γενικά, τα κενά (συμπεριλαμβανομένων των σημείων στίξης και άλλων στοιχείων που παραλείπονται) αγνοούνται κατά την αλφαβητική κατάθεση. Ωστόσο, σε περιπτώσεις όπου έχετε στοιχεία που ξεκινούν με τον ίδιο τρόπο, χρησιμοποιήστε ένα κενό ή τον κανόνα "τίποτα πριν από κάτι" για να καθορίσετε τη σειρά κατάθεσης.
- Για παράδειγμα, αρχειοθετήστε "North East Bank", "North East Manufacturing" και "Northeast Bank", με αυτή τη σειρά.
- Ομοίως, "Doe, Jane A." θα κατατεθεί πριν από το "Doe, Jane A., Dr."
Βήμα 8. Διακρίνετε αρχεία με πιο λεπτομερείς πληροφορίες, όταν είναι απαραίτητο
Σε σπανιότερες περιπτώσεις, οι αλφαβητικές πληροφορίες δεν είναι αρκετές για να καθορίσουν τη σειρά των αρχείων. Σε αυτές τις περιπτώσεις, πρέπει να χρησιμοποιήσετε περισσότερες πληροφορίες για να ευρετηριάσετε και να παραγγείλετε στοιχεία. Σημειώστε αυτές τις πρόσθετες πληροφορίες στα αντίστοιχα αρχεία για να σας βοηθήσουν να τα ξεχωρίσετε. Για παράδειγμα:
- Εάν είχατε αντικείμενα για δύο διαφορετικά άτομα με το όνομα Τζέιν Α. Ντου, θα μπορούσατε να τα παραγγείλετε μέχρι την ημερομηνία γέννησής σας. Το αρχείο «Doe, Jane A. (γεν. 1853)» θα ερχόταν έτσι πριν από το αρχείο «Doe, Jane A. (γεν. 1967).
- Θα μπορούσατε επίσης να παραγγείλετε στοιχεία ανάλογα με τη γεωγραφία όταν πρέπει να κάνετε διακρίσεις. Εάν έχετε αρχεία για τρεις διαφορετικές τράπεζες σε τρεις διαφορετικές τοποθεσίες και κάθε τράπεζα ονομάζεται "First United Bank and Trust", μπορείτε να τα παραγγείλετε αλφαβητικά με τη σειρά "First United Bank and Trust (Georgia)", "First United Bank and Trust (Οκλαχόμα) »και« First United Bank and Trust (Νότια Ντακότα) ».
- Ομοίως, εάν είχατε αντικείμενα για δύο διαφορετικές αρκούδες ή τύπους αρκούδων, θα τα ξεχωρίζατε περαιτέρω, με βάση τα είδη, τη γεωγραφική τοποθεσία κ.λπ. με αυτή τη σειρά), ή αρχεία σχετικά με "Bears (European)" και "Bears (North American)" (με αυτή τη σειρά).
Βήμα 9. Δημοσιεύστε εξαιρέσεις και ειδικούς κανόνες
Βεβαιωθείτε ότι όλοι όσοι χρησιμοποιούν τα αρχεία σας γνωρίζουν τυχόν εξαιρέσεις από τις τυπικές οδηγίες που περιλαμβάνονται στο σύστημα αρχειοθέτησης σας. Αυτό θα διασφαλίσει ότι όλοι μπορούν να χρησιμοποιήσουν το σύστημα αρχειοθέτησης σωστά και αποτελεσματικά.
