Η οργάνωση ενός γραφείου αρχειοθέτησης μπορεί να είναι δύσκολη, είτε πρόκειται για ένα ντουλάπι στο σπίτι γεμάτο με πληρωμένους λογαριασμούς και φορολογικά στοιχεία είτε ένα γραφείο εργασίας γεμάτο με ολοκληρωμένα έργα και τιμολόγια. Οργανώστε το γραφείο αρχειοθέτησης απαλλαγείτε από τα παλιά αρχεία, βρίσκοντας ένα σύστημα αρχειοθέτησης που λειτουργεί για εσάς και διατηρώντας το συνεχώς.
Βήματα
Μέρος 1 από 4: Εκκαθάριση παλαιών εγγράφων
Βήμα 1. Αγοράστε ένα ντουλάπι αρχειοθέτησης εάν δεν το έχετε
Αναζητήστε ένα ντουλάπι καλής ποιότητας που είναι καλό μέγεθος για το σπίτι ή το γραφείο σας εντός του προϋπολογισμού σας. Εξετάστε ένα πυρίμαχο και αδιάβροχο ντουλάπι, σε περίπτωση φυσικών καταστροφών που μπορεί να πλήξουν το σπίτι σας. Μια δέσμη τέτοιων ντουλαπιών βρίσκεται σε τοπικά καταστήματα, καταστήματα επίπλων, ξυλουργικά και εμπορικά κέντρα.
Βήμα 2. Αρχίστε να περνάτε από τα αρχεία σας
Αφήστε στην άκρη οτιδήποτε είναι προφανώς παλιό ή περιττό. Αφήνω στην άκρη:
- Αποδείξεις για προϊόντα που δεν σας ανήκουν πλέον.
- Ανεπιθύμητη αλληλογραφία
- Παλιοί λογαριασμοί για υπηρεσίες που δεν χρησιμοποιείτε πλέον
- Επιχειρηματικές επιστολές από μια παλιά δουλειά
- Σφραγίδες που δεν χρειάζεστε πλέον
Βήμα 3. Μη φοβάστε να ξεφορτωθείτε τα πράγματα
Ενώ ορισμένα έγγραφα όπως τα πιστοποιητικά γέννησης και τα φορολογικά στοιχεία είναι προφανώς σημαντικά, μπορεί να υπάρχουν ανεπιθύμητα μηνύματα ή παλιές αποδείξεις που φαίνονται σημαντικές αλλά πραγματικά δεν είναι. Σκεφτείτε κάθε έγγραφο καθώς παίρνετε την απόφασή σας και σκεφτείτε αν θα μπορούσε πραγματικά να είναι χρήσιμο στο μέλλον. Αν δεν θα το χάσετε αν εξαφανιστεί για ένα χρόνο, είναι μάλλον εντάξει να το πετάξετε.
Βήμα 4. Να είστε προσεκτικοί όταν πετάτε πράγματα στη δουλειά
Φροντίστε να ρωτήσετε τους επόπτες σας πριν πετάξετε κάτι, καθώς μπορεί να είναι πιο σημαντικό από όσο νομίζετε. Η εταιρεία σας μπορεί επίσης να έχει πολιτικές σχετικά με το πόσο καιρό πρέπει να διατηρούνται τα πράγματα και πώς πρέπει να απορρίπτονται.
Βήμα 5. Αποφασίστε ποια πράγματα πρέπει να διατηρηθούν
Αυτό θα εξαρτηθεί γενικά από το πόσο πρόσφατα ή χρήσιμα είναι. Χρησιμοποιήστε τη διακριτικότητα και σκεφτείτε αν τα έγγραφα θα είναι χρήσιμα ή απαραίτητα στο μέλλον. Αν είναι πραγματικά σημαντικά, κρατήστε τα. Για φορολογικά στοιχεία, ασφαλιστικά αρχεία και ζωτικά έγγραφα, φυλάξτε τα για τις ακόλουθες χρονικές περιόδους:
- Κρατήστε τα στοιχεία φορολογικής δήλωσης για 7 χρόνια, καθώς και τυχόν αποδείξεις για στοιχεία που αφαιρέσατε από τους φόρους σας. Το IRS μπορεί να ελέγξει οποιαδήποτε απόδοση έως και 6 χρόνια μετά την κατάθεση των φόρων σας.
- Κρατήστε ασφαλιστικά αρχεία, υποθήκες υποθηκών και αποδείξεις φιλανθρωπικών δωρεών για έως και τρία χρόνια.
- Φροντίστε να τηρείτε πολύ σημαντικά έγγραφα όπως πιστοποιητικά γέννησης και γάμου, κάρτες κοινωνικής ασφάλισης, τίτλους, τίτλους και διαβατήρια. Κρατήστε τα ασφαλή και μην τα ξεφορτωθείτε ποτέ.
Βήμα 6. Τεμαχίστε κάθε έγγραφο που έχετε αφήσει στην άκρη
Η απόρριψη μη διαχωρισμένων εγγράφων μπορεί να αφήσει τα προσωπικά σας στοιχεία εκτεθειμένα σε όποιον τα δει. Ακόμα κι αν δεν είστε σίγουροι αν το έγγραφο είναι ευαίσθητο, είναι καλύτερο να το τεμαχίσετε, καθώς μπορεί να περιέχει διευθύνσεις, ημερομηνίες γέννησης ή άλλες πληροφορίες.
Βήμα 7. Τεμαχίστε ή καταστρέψτε επίσης τα ψηφιακά μέσα
Πολλές πόλεις και επιχειρήσεις θα έχουν μέρες που οι ντόπιοι ή οι εργαζόμενοι μπορούν να φέρουν παλιές δισκέτες, CD ή σκληρούς δίσκους για να καταστραφούν. Θα βεβαιωθούν ότι έχει γίνει σωστά.
Μέρος 2 από 4: Οργάνωση των σημαντικών εγγράφων σας
Βήμα 1. Ξεκινήστε να οργανώνετε τα υπόλοιπα αρχεία
Μετακινηθείτε σε ένα γραφείο ή μεγάλο τραπέζι και οργανώστε τα χαρτιά σε σωρούς που είναι λογικοί και λογικοί για εσάς. Αυτά θα γίνουν μεμονωμένα αρχεία σας. Φτιάξτε σωρούς που θα σας βοηθήσουν να βρείτε ακριβώς αυτό που ψάχνετε. Εξετάστε κατηγορίες για ντουλάπια σπιτιού, όπως:
- Βοηθητικά προγράμματα
- Αυτο
- Ιατρικός
- Κατοικίδιο ζώο
- Επιχείρηση
- Σπίτι
- Φόροι
- Οικονομικά
Βήμα 2. Ζητήστε συμβουλές από τους συναδέλφους σχετικά με τα γραφεία εργασίας
Ενδέχεται να υπάρχουν συγκεκριμένες συμβάσεις της εταιρείας για την οργάνωση εγγράφων στο χώρο εργασίας σας. Εάν όχι, αρχειοθετήστε χρονολογικά ή αλφαβητικά. Ρωτήστε τακτοποιημένους συνεργάτες ποια συστήματα λειτουργούν καλύτερα για αυτούς.
Βήμα 3. Διατηρήστε τις κατηγορίες σας απλές
Όσο πιο συγκεκριμένα αποκτάτε, τόσο περισσότερα αρχεία θα έχετε, πράγμα που σημαίνει μεγαλύτερη ακαταστασία στο ντουλάπι σας. Διατηρήστε τα κύρια αρχεία σας γενικότερα και, στη συνέχεια, οργανώστε έγγραφα μέσα σε αυτά.
Βήμα 4. Αποφασίστε αν θα οργανωθείτε με όνομα ή ημερομηνία
Μόλις ταξινομήσετε κάθε χαρτί στο σωστό του σωρό, αρχίστε να τα οργανώνετε με τρόπο που θα σας διευκολύνει να το βρείτε.
- Για αλφαβητικές καταχωρίσεις, όπως οι επωνυμίες στις αποδείξεις, τοποθετήστε αντικείμενα που ξεκινούν με το Α στο επάνω μέρος της στοίβας, μέχρι το Ζ.
- Για χρονολογικές καταχωρίσεις, όπως ημερομηνίες φορολογικών δηλώσεων, τοποθετήστε τα πιο πρόσφατα έγγραφα στο επάνω μέρος της στοίβας, δουλεύοντας προς τα παλαιότερα έγγραφα στο κάτω μέρος.
Βήμα 5. Τοποθετήστε κάθε στοίβα σας σε ένα φάκελο
Τοποθετήστε τα χαρτιά έτσι ώστε το έγγραφο στο επάνω μέρος της στοίβας να βρίσκεται στο μπροστινό μέρος του φακέλου. Αυτό θα διατηρήσει τα έγγραφα με την ίδια σειρά που τα οργανώσατε.
Μέρος 3 από 4: Κάνοντας αρχεία εύκολο να βρεθούν
Βήμα 1. Επισημάνετε με σαφήνεια κάθε φάκελο
Βεβαιωθείτε ότι η γραφή στην καρτέλα είναι μεγάλη, ευανάγνωστη και έχει νόημα για εσάς και τους άλλους στο γραφείο ή την οικογένειά σας. Χρησιμοποιήστε έναν κατασκευαστή ετικετών για μεγαλύτερη ευκρίνεια.
Βήμα 2. Αφήστε κάθε συρτάρι να κρατήσει τη δική του κατηγορία και σημειώστε το επίσης καθαρά
Χωρίστε τα αρχεία σας μεταξύ συρταριών με τρόπους που σας αρέσουν, με κάθε συρτάρι να περιέχει μια ξεχωριστή κατηγορία. Κάθε κατηγορία θα πρέπει να περιέχει σχετικά αρχεία, τα οποία θα σας βοηθήσουν να βρείτε πράγματα πιο εύκολα.
- Οικονομικές πληροφορίες όπως φορολογικά έγγραφα, επενδυτικά αρχεία και καταστάσεις υποθηκών ενδέχεται να μπουν σε ένα συρτάρι.
- Προσωπικά έγγραφα όπως πιστοποιητικά γέννησης, διαβατήρια και ιατρικά αρχεία ενδέχεται να μπουν σε άλλο συρτάρι.
- Τα εγχειρίδια οδηγιών για διάφορα είδη ενδέχεται να μπουν σε άλλα.
Βήμα 3. Εξετάστε το ενδεχόμενο χρήσης έγχρωμων φακέλων
Εάν δεσμεύσετε το αντίστοιχο χρώμα στη μνήμη, θα είναι πολύ πιο εύκολο να τα βρείτε. Εάν έχετε ήδη φακέλους manilla, προσθέστε χρώμα σε αυτά με highlighters ή έγχρωμους δείκτες. Οι έγχρωμες ετικέτες μπορούν να χρησιμοποιηθούν πιο διακριτικά για τον ίδιο σκοπό.
Βήμα 4. Χρησιμοποιήστε το σύστημα χρωμάτων για να δημιουργήσετε υποκατηγορίες στα συρτάρια σας
Ένα συρτάρι Πληροφοριακών Υλικών, για παράδειγμα, μπορεί να χωριστεί σε φακέλους όπως "Εγχειρίδια ηλεκτρονικών", "Εγχειρίδια ηλεκτρικών εργαλείων" και "Εγχειρίδια παροχής καθαρισμού".
Βήμα 5. Αλλάξτε το σύστημά σας εάν δεν έχει νόημα
Μετά από ένα ή δύο μήνες χρήσης, μην φοβάστε να αλλάξετε τα πράγματα που δεν λειτουργούν για εσάς. Μετακινήστε διαφορετικά αρχεία στο μπροστινό μέρος ή χωρίστε κατηγορίες που είναι δύσκολο να ξεχωρίσετε. Θυμηθείτε ότι το γραφείο αρχειοθέτησης είναι ένα σύστημα για εσάς και πρέπει να συμμορφώνεται με τη ροή εργασίας σας.
Μέρος 4 από 4: Διατήρηση του Οργανισμού
Βήμα 1. Να είστε ενεργητικοί για να παραμείνετε οργανωμένοι
Δώστε άμεση προσοχή στο ταχυδρομείο και τα έγγραφα καθώς έρχονται, και μόλις τα αντιμετωπίσετε, καταθέστε τα αμέσως.
Βήμα 2. Ρυθμίστε ένα εισερχόμενο στο γραφείο του σπιτιού ή του γραφείου σας
Κοιτάξτε την εισερχόμενη αλληλογραφία σας μία φορά την ημέρα. Δεν θα χάσετε τίποτα από αυτόν τον τρόπο και δεν θα συσσωρευτεί. Η κατάθεση δεν θα μοιάζει με μια τέτοια αγγαρεία, γίνεται λίγο κάθε φορά.
Βήμα 3. Αναδιοργανώστε συχνά το γραφείο σας
Συνιστάται ετήσια αναδιοργάνωση και μπορείτε ακόμη και να το καθαρίζετε ανά τρίμηνο εάν έχετε μεγάλο αριθμό αρχείων. Η κύρια πηγή ακαταστασίας στα ντουλάπια αρχειοθέτησης είναι παλιά έγγραφα που δεν χρειάζεστε πλέον, οπότε καθαρίστε και τεμαχίστε τα παλιά πράγματα όπως είναι απαραίτητο.
Βήμα 4. Εξετάστε το ενδεχόμενο μετατροπής ορισμένων αρχείων σας σε ψηφιακά μέσα
Όσο περισσότερα έγγραφα μπορείτε να διατηρήσετε σε ψηφιακή μορφή, τόσο λιγότερη φυσική ακαταστασία θα έχετε σε ένα γραφείο αρχειοθέτησης. Οι καλοί υποψήφιοι για σάρωση περιλαμβάνουν αποδείξεις, αποδείξεις δωρεάς ή τραπεζικές καταστάσεις. Ορισμένα μπορεί να είναι ήδη διαθέσιμα στο διαδίκτυο.
Βήμα 5. Δημιουργήστε ένα κύριο έγγραφο
Στο έγγραφο, εξηγήστε πώς λειτουργεί το σύστημα αρχειοθέτησης και πού βρίσκονται τα πράγματα. Σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης ή απρόβλεπτου προβλήματος, άλλοι ίσως χρειαστεί να γνωρίζουν πώς να αναζητούν τα αρχεία σας.
Συμβουλές
- Κρατήστε τα γραφεία σας κλειδωμένα εάν έχετε περίεργα παιδιά ή αδιάκριτα μέλη της οικογένειας.
- Εάν αντιμετωπίζετε πρόβλημα με το άνοιγμα της κλειδαριάς, ανατρέξτε στην ενότητα Πώς να επιλέξετε μια κλειδαριά ντουλαπιού αρχειοθέτησης.
- Αποθηκεύστε πολύ ευαίσθητα έγγραφα, όπως πιστοποιητικά γέννησης ή τίτλους ιδιοκτησίας σε θυρίδα ασφαλείας ή σε περίπτωση πυροπροστασίας εγγράφων, εάν ανησυχείτε ότι το περίβλημα αρχείων δεν είναι αρκετά ασφαλές.
Προειδοποιήσεις
- Εάν ζείτε σε σεισμογενή περιοχή, βιδώστε τα ντουλάπια σε έναν σταθερό τοίχο. Αυτό θα τους αποτρέψει από το να πέσουν πάνω σε ένα άτομο ή να μπλοκάρουν μια πόρτα κατά τη διάρκεια ενός σεισμικού γεγονότος.
- Φορτώστε τα αρχεία σας προσεκτικά. Εάν ένα πάνω συρτάρι είναι γεμάτο και τα συρτάρια κάτω του είναι άδεια, μπορεί να ανατραπεί.
