Τα χάρτινα αρχεία μπορούν να προκαλέσουν πόνο, ειδικά όταν συσσωρεύονται στο γραφείο σας. Για καλύτερη διαχείριση των αδέσποτων χαρτιών και αποδείξεων, δοκιμάστε να ταξινομήσετε όλα τα έγγραφα που δεν έχετε καταχωρίσει. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε ένα ντουλάπι αρχειοθέτησης ή συρτάρι για να ταξινομήσετε τα αρχεία σας σε μια ποικιλία φακέλων. Εάν θέλετε να εξαλείψετε εντελώς την ακαταστασία του γραφείου σας, μπορείτε να ανεβάσετε τα έγγραφά σας σε υπολογιστή, wiki ή σε άλλο σύστημα που βασίζεται σε σύννεφο. Με ένα βασικό σχέδιο, μπορείτε να διαχειριστείτε καλύτερα πολλούς τύπους αρχείων στο χώρο του γραφείου σας!
Βήματα
Μέθοδος 1 από 3: Φιλτράρισμα μέσω των εγγράφων σας
Βήμα 1. Ξεχωρίστε τα έγγραφα που πρέπει να αρχειοθετηθούν από αυτά που εξακολουθείτε να χρησιμοποιείτε
Καθώς αρχίζετε να οργανώνετε τα χαρτιά σας, κάντε ένα σωρό για εκείνα που είναι έτοιμα να αφαιρεθούν και ένα ξεχωριστό σωρό για εκείνους που πρέπει να μείνουν στο γραφείο σας. Προμηθευτείτε έναν οργανωτή χαρτιού 2 θέσεων για το γραφείο σας, έτσι ώστε τα έγγραφά σας να παραμείνουν οργανωμένα ακόμη και μετά την αρχική διαδικασία ταξινόμησης και κατάθεσης. Κρατήστε τα έγγραφα που θα χρησιμοποιήσετε σε 1 υποδοχή και αυτά που είναι έτοιμα να κατατεθούν σε άλλη.
Βήμα 2. Επιλέξτε μια μέρα κάθε εβδομάδα για να καταθέσετε τα έγγραφά σας
Μην αφήσετε τα καλάθια των νέων εγγράφων σας να ξεφύγουν από τον έλεγχο. Αντ 'αυτού, αφιερώστε μια ή δύο ημέρες για να ταξινομήσετε και να οργανώσετε τα αρχεία σας. Εάν δεν ασχολείστε με πολλές αποδείξεις και έγγραφα στο χώρο εργασίας σας, μπορεί να χρειαστείτε μόνο 1 ημέρα για να ολοκληρώσετε τη δουλειά. Ωστόσο, εάν η δουλειά σας περιλαμβάνει πολλά χαρτιά, ίσως θελήσετε να αφιερώσετε 2-3 ημέρες για να τακτοποιήσετε τα ανοργάνωτα έγγραφά σας.
Η ταξινόμηση των αρχείων σας κάθε εβδομάδα καθιστά τη διαδικασία οργάνωσης πολύ πιο εύχρηστη
Βήμα 3. Προσθέστε ετικέτα σε όλα τα αρχεία σας με ημερομηνίες ανατροπής για να αποφύγετε την ακαταστασία
Πριν από την κατάθεση νέων εγγράφων, εξετάστε προσεκτικά την ημερομηνία και το περιεχόμενο κάθε αρχείου. Εάν το έγγραφο αφορά ένα τρέχον έργο ή άλλο ζήτημα, γράψτε "σε εξέλιξη" στο επάνω μέρος του αρχείου. Εάν το έγγραφο συζητά ένα ολοκληρωμένο έργο, επισημάνετε το αρχείο ως "ολοκληρωμένο". Επιπλέον, σημειώστε μια στιγμή που το αρχείο δεν είναι πλέον απαραίτητο και το έγγραφο μπορεί να τεμαχιστεί ή να ανακυκλωθεί.
Εάν σαρώνετε γρήγορα αρχεία, αυτές οι σημειώσεις μπορούν να σας βοηθήσουν να βρείτε το σωστό αρχείο πιο αποτελεσματικά
Βήμα 4. Ανακυκλώστε τυχόν άσχετα έγγραφα αντί να τα αρχειοθετήσετε
Μην υποθέσετε ότι κάθε αρχείο αξίζει μια θέση στο ντουλάπι ή στο συρτάρι σας. Αντ 'αυτού, αφήστε στην άκρη τυχόν περιττά έγγραφα στον κάδο ανακύκλωσης. Εάν τα αρχεία σας περιέχουν προσωπικές πληροφορίες, τεμαχίστε τα έγγραφα αντί να τα ανακυκλώσετε.
Τεμαχίστε τυχόν αρχεία με οικονομικά στοιχεία και πληροφορίες λογαριασμού, τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισης ή άλλα ευαίσθητα στοιχεία
Μέθοδος 2 από 3: Επιλογή συστήματος ταξινόμησης
Βήμα 1. Επιλέξτε έναν φυσικό χώρο αποθήκευσης για τα αρχεία σας
Εξετάστε τη διάταξη του χώρου εργασίας σας και σκεφτείτε ποιο σύστημα αρχειοθέτησης θα λειτουργούσε καλύτερα. Εάν έχετε γραφείο, ένα μεγάλο ντουλάπι αρχειοθέτησης μπορεί να είναι μια καλή επιλογή. Ωστόσο, εάν έχετε μικρότερο χώρο εργασίας, τότε ένα συρτάρι ή κάδος αρχειοθέτησης μπορεί να έχει πιο λογική λογική.
- Όταν αγοράζετε ένα νέο σύστημα αποθήκευσης, προσπαθήστε να δώσετε προτεραιότητα στην ποιότητα έναντι της τιμής.
- Ανεξάρτητα από το σύστημα αρχειοθέτησης, φροντίστε να τοποθετήσετε ευαίσθητα έγγραφα σε έναν ασφαλή φάκελο.
Βήμα 2. Τακτοποιήστε τα έγγραφά σας κατά ημερομηνία εάν τα αρχεία σας είναι χρονικά ευαίσθητα
Επιλέξτε ένα οργανωτικό σύστημα που έχει τη μεγαλύτερη αίσθηση για την επιχείρηση ή το γραφείο σας. Εάν η εργασία σας επικεντρώνεται σε προθεσμίες, δοκιμάστε να παραγγείλετε τους φακέλους σας με την πρόσφατη ημερομηνία μπροστά. Καθώς περνούν οι μέρες, συνεχίστε να προσθέτετε νέους φακέλους και αρχεία στο μπροστινό μέρος του ντουλαπιού ή του συρταριού αρχειοθέτησης.
- Μπορείτε, για παράδειγμα, να έχετε ξεχωριστά αρχεία για ημέρες, εβδομάδες ή μήνες.
- Για παράδειγμα, εάν εργάζεστε ως φοροτεχνικός σύμβουλος, θα ήταν λογικό να καταθέσετε τα έγγραφα των πελατών σας κατά ημερομηνία.
- Αυτό το σύστημα λειτουργεί καλά για άτομα που εργάζονται με υλικά ευαίσθητα στο χρόνο.
Βήμα 3. Σχεδιάστε ένα σύστημα ταξινόμησης βάσει ημερολογίου εάν ασχολείστε με χρονολογικά αρχεία
Εάν ασχολείστε με μεγάλο όγκο αρχείων στο χώρο του γραφείου σας, δοκιμάστε να προσθέσετε ένα σύστημα αρχειοθέτησης «τικλ» στα ντουλάπια και τα συρτάρια σας. Παρόμοια με ένα ημερολόγιο, το σύστημα "tickler" χρησιμοποιεί 12 μεγάλους φακέλους για να αναπαριστά κάθε μήνα, με 28-31 υποφάκελους να συνοδεύουν κάθε μεγάλο φάκελο για κάθε ημέρα του μήνα. Δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη μέθοδο εάν έχετε μια εργασία προσανατολισμένη στην ημερομηνία.
- Για παράδειγμα, εάν εργάζεστε για εξαγωγική εταιρεία, μπορεί να είναι ευκολότερο να ταξινομήσετε τα αρχεία σας κατά μήνα και ημερομηνία αντί για μια γενική κατηγορία.
- Αυτό το σύστημα είναι καλύτερο για άτομα που προτιμούν συγκεκριμένη, αριθμητική οργάνωση, σε αντίθεση με τη χρωματική κωδικοποίηση.
Βήμα 4. Ταξινομήστε τα αρχεία σας ανά θέμα εάν προτιμάτε να κατηγοριοποιήσετε τα έγγραφά σας
Επιλέξτε διαφορετικές κατηγορίες για τους φακέλους σας και, στη συνέχεια, παραγγείλτε τις κατά συνάφεια. Όταν τακτοποιείτε το ντουλάπι ή το συρτάρι αρχειοθέτησης, τοποθετήστε τους φακέλους με τη μεγαλύτερη συνάφεια και σημασία στο μπροστινό μέρος. Συνεχίστε να ταξινομείτε τα αρχεία σας με αυτό κατά νου, ώστε να έχετε εύκολη πρόσβαση σε σημαντικά έγγραφα.
Για παράδειγμα, εάν είστε οικονομικός σύμβουλος μιας εταιρείας, θα ήταν πιο λογικό να ταξινομήσετε τα έγγραφά σας κατά σημασία και συνάφεια, όπως «επενδύσεις», «μισθοδοσία» και «φόροι»
Βήμα 5. Επιλέξτε ονόματα ευρείας κατηγορίας για τα αρχεία σας
Μην χρησιμοποιείτε μεγάλες, υπερβολικά συγκεκριμένες ετικέτες για τους φακέλους σας. Αντ 'αυτού, προσπαθήστε να επιλέξετε γενικές ετικέτες χωρίς αποκλεισμούς, ώστε να μην δυσκολευτείτε να ταξινομήσετε νέα αρχεία αργότερα. Αν θέλετε να δημιουργήσετε ένα πιο συγκεκριμένο σύστημα αρχειοθέτησης, δοκιμάστε να προσθέσετε υποφάκελους στο μεγαλύτερο, γενικότερο σύστημα αρχειοθέτησης.
Για παράδειγμα, οι "Αναφορές δαπανών για τις 3 Απριλίου" δεν θα ήταν καλή κατηγορία για έναν γενικό φάκελο, καθώς είναι πολύ συγκεκριμένο. Αντ 'αυτού, επισημάνετε το φάκελο ως "Αναφορές δαπανών", το οποίο είναι πολύ πιο ανοιχτού τύπου
Υπόδειξη:
Οι κατασκευαστές ετικετών είναι ένας εύκολος και αποτελεσματικός τρόπος για να κατηγοριοποιήσετε τα αρχεία σας.
Βήμα 6. Χρωματογραφήστε τα έγγραφά σας για να δημιουργήσετε ένα οπτικά ελκυστικό σύστημα
Επενδύστε σε μια ποικιλία πολύχρωμων φακέλων και ετικετών αρχείων. Στη συνέχεια, αντιστοιχίστε διαφορετικές κατηγορίες αρχείων σε διαφορετικά χρώματα φακέλου και ετικέτας, ώστε να μπορείτε να διατηρήσετε το σύστημα αρχειοθέτησης σας συνεπές. Προσπαθήστε να χρησιμοποιείτε τα ίδια χρώματα και κατηγορίες σε όλα τα ντουλάπια και τα συρτάρια σας, ώστε να έχετε πρόσβαση σε διάφορα αρχεία γρήγορα και αποτελεσματικά.
- Για παράδειγμα, επισημάνετε τους κίτρινους φακέλους σας για αλληλογραφία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κόκκινους φακέλους για φορολογικά έντυπα και πράσινους φακέλους για μισθοδοσία.
- Προσπαθήστε να χρησιμοποιήσετε χρωματικούς συνδυασμούς και ετικέτες που είναι εύκολο να θυμηθείτε. Για παράδειγμα, το πράσινο θα μπορούσε να είναι μια μεγάλη ετικέτα χρωμάτων για οικονομικές μορφές, καθώς το πράσινο χρώμα συχνά σχετίζεται με χρήματα.
- Αυτό το σύστημα είναι το καλύτερο για μαθητές οπτικής εκμάθησης.
Μέθοδος 3 από 3: Λήψη ψηφιακής προσέγγισης
Βήμα 1. Σαρώστε τα αρχεία χαρτιού για να τα αποθηκεύσετε ψηφιακά
Κάθε φορά που προσθέτετε ένα νέο αρχείο στο ερμάριο ή το συρτάρι σας, χρησιμοποιήστε ένα σαρωτή για να ανεβάσετε μια ψηφιακή έκδοση του αρχείου στον υπολογιστή σας. Εάν χρειάζεστε γρήγορη πρόσβαση σε ένα αρχείο, θα έχετε πολύ πιο γρήγορο και ευκολότερο χρόνο αναζήτησης στον επιτραπέζιο υπολογιστή σας από ό, τι θα ξεπεράσετε πολλούς φακέλους. Εάν ολόκληρο το σύστημα αρχειοθέτησης είναι βασισμένο σε χαρτί, σαρώστε και ανεβάστε τα αρχεία σας για να δημιουργήσετε ένα ψηφιακό αντίγραφο ασφαλείας.
- Μην αγχώνεστε αν δεν έχετε ψηφιακό σύστημα αρχειοθέτησης! Απλώς σαρώστε και ανεβάστε τα αρχεία σας 1 φάκελο τη φορά.
- Μπορείτε επίσης να σαρώσετε αρχεία χρησιμοποιώντας συγκεκριμένες εφαρμογές τηλεφώνου.
Βήμα 2. Επιλέξτε σταθερά ονόματα για όλα τα αρχεία σας
Επιλέξτε ετικέτες για τα ψηφιακά σας έγγραφα που είναι εύκολο στην αναζήτηση και πρόσβαση. Στην ιδανική περίπτωση, προσπαθήστε να ακολουθήσετε αυτά τα αρχεία με συνέπεια, όπως ημερομηνία ή επώνυμο, καθώς αυτό θα διευκολύνει την ταξινόμησή τους. Εάν είναι απαραίτητο, συμπεριλάβετε τυχόν σχετικές τοποθεσίες, σύνολα δεδομένων ή αριθμούς έκδοσης στους τίτλους των αρχείων σας.
- Μην χρησιμοποιείτε ειδικούς χαρακτήρες στους τίτλους των αρχείων σας, καθώς οι υπολογιστές δεν μπορούν να τους επεξεργαστούν σωστά.
- Για παράδειγμα, επισημάνετε το έγγραφό σας ως 20031124 όταν αναφέρεστε σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία όπως η 24 Νοεμβρίου 2003.
Βήμα 3. Ταξινομήστε τα ψηφιακά σας αρχεία με φακέλους και υποφακέλους
Παρόμοια με ένα ντουλάπι αρχειοθέτησης, χρησιμοποιήστε μια ποικιλία ψηφιακών φακέλων για να αποθηκεύσετε και να τακτοποιήσετε τα σαρωμένα έγγραφά σας. Στην επιφάνεια εργασίας σας, δημιουργήστε και επισημάνετε πολλούς φακέλους που σχετίζονται με τα μεταφορτωμένα αρχεία σας. Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε πιο συγκεκριμένες κατηγορίες, δημιουργήστε πολλούς υποφακέλους σε κάθε μεγαλύτερο φάκελο. Συνεχίστε να ασχολείστε με τους ψηφιακούς φακέλους σας έως ότου βρείτε ένα σύστημα που λειτουργεί καλά για εσάς!
Για παράδειγμα, εάν έχετε έναν φάκελο που ονομάζεται "Φόροι", μπορείτε να δημιουργήσετε πολλούς υποφακέλους για διαφορετικά χρόνια
Βήμα 4. Ανεβάστε τα έγγραφά σας σε ένα wiki, ώστε να έχουν πρόσβαση σε αυτά πολλά άτομα
Εάν ο χώρος εργασίας σας είναι πιο συνεργάσιμος, δημιουργήστε ένα διαδικτυακό wiki στο οποίο θα έχουν πρόσβαση οι συνεργάτες και οι ανώτεροί σας. Αφού συνδεθείτε στο wiki, χρησιμοποιήστε την ενότητα "εργαλειοθήκη" για να αποκτήσετε πρόσβαση στο κουμπί "μεταφόρτωση αρχείου". Με αυτήν τη δυνατότητα, μπορείτε να συνδέσετε το πρόσφατα μεταφορτωμένο έγγραφό σας με μια ποικιλία ατόμων που μπορούν πλέον να προβάλλουν και να έχουν πρόσβαση στο αρχείο.
Λάβετε υπόψη ότι ο καθένας μπορεί να επεξεργαστεί αρχεία σε ένα wiki
Βήμα 5. Χρησιμοποιήστε λογισμικό που βασίζεται σε σύννεφο για την αρχειοθέτηση εγγράφων εν κινήσει
Κατεβάστε μια εφαρμογή ή άλλη ψηφιακή υπηρεσία που λειτουργεί τόσο σε υπολογιστές όσο και σε φορητές συσκευές. Για να διατηρήσετε τα αρχεία σας σε 1 θέση, χρησιμοποιήστε αυτήν την υπηρεσία για να ανεβάσετε φωτογραφίες των αρχείων σας, ώστε να μπορούν να αποθηκευτούν σε λογισμικό που βασίζεται σε σύννεφο. Ενώ ορισμένα λογισμικά είναι δωρεάν, ίσως χρειαστεί να πληρώσετε για να αποκτήσετε περισσότερο αποθηκευτικό χώρο.
