Πώς να αποθηκεύσετε με ασφάλεια τα σημαντικά έγγραφά σας στο σπίτι

Πίνακας περιεχομένων:

Πώς να αποθηκεύσετε με ασφάλεια τα σημαντικά έγγραφά σας στο σπίτι
Πώς να αποθηκεύσετε με ασφάλεια τα σημαντικά έγγραφά σας στο σπίτι
Anonim

Όλοι έχουν σημαντικά έγγραφα, από πιστοποιητικό γέννησης έως τραπεζικά στοιχεία, που θέλουν να διατηρούν ασφαλή. Παρόλο που δεν θέλουμε ποτέ να σκεφτόμαστε τα άσχημα πράγματα που συμβαίνουν, αυτά τα έγγραφα είναι όλα κρίσιμα σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης ή καταστροφής. Ευτυχώς, η αποθήκευση και η προστασία τους είναι εύκολη. Με κάποια εργαλεία σχεδιασμού, οργάνωσης, ψηφιοποίησης και αποθήκευσης, μπορείτε να διατηρήσετε όλα τα σημαντικά έγγραφά σας σε ασφαλές μέρος.

Βήματα

Μέθοδος 1 από 2: Προστασία των εγγράφων σας

Αποθηκεύστε σημαντικά έγγραφα στο σπίτι Βήμα 1
Αποθηκεύστε σημαντικά έγγραφα στο σπίτι Βήμα 1

Βήμα 1. Αποκτήστε ένα φορητό, πυρίμαχο κλείδωμα για ζωτικής σημασίας έγγραφα

Ο καλύτερος τρόπος για να προστατεύσετε τα σημαντικά έγγραφά σας είναι με ένα σπίτι κλειδαριά. Αυτό συνιστά η FEMA για αποθήκευση. Πάρτε ένα πυρίμαχο κουτί που κλειδώνει, ώστε τα έγγραφά σας να είναι ασφαλή σε περίπτωση ανάγκης. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι το κουτί είναι εύκολο στη μεταφορά, ώστε να μπορείτε να πάρετε τα έγγραφά σας μαζί σας εάν πρέπει να φύγετε.

  • Τα καταστήματα υλικού ή ειδών γραφείου συνήθως φέρουν θήκες μεταφοράς εγγράφων. Μπορείτε επίσης να τα βρείτε διαδικτυακά.
  • Τα κλειδώματα ενδέχεται να συνοδεύονται από κλειδί ή κλειδαριά συνδυασμού. Όποιο κι αν επιλέξετε, βεβαιωθείτε ότι έχετε κρατήσει το κλειδί ή τον συνδυασμό σε ένα ασφαλές μέρος στο οποίο μπορείτε να φτάσετε. Πείτε στην οικογένειά σας πού να τα βρείτε επίσης.
  • Μερικοί άνθρωποι πιστεύουν ότι η τοποθέτηση των εγγράφων τους σε ένα χρηματοκιβώτιο είναι το καλύτερο σχέδιο, αλλά δεν θα μπορείτε να μεταφέρετε ένα μεγάλο ή βαρύ χρηματοκιβώτιο. Αυτό σημαίνει ότι μπορεί να χάσετε τα έγγραφά σας εάν πρέπει να φύγετε από το σπίτι σας. Μια φορητή κλειδαριά είναι πολύ καλύτερη επιλογή.
Αποθηκεύστε σημαντικά έγγραφα στο σπίτι Βήμα 2
Αποθηκεύστε σημαντικά έγγραφα στο σπίτι Βήμα 2

Βήμα 2. Βάλτε όλα τα έγγραφα σε πλαστικές σακούλες πριν κλειδώσετε το κουτί

Ενώ οι κλειδαριές είναι συνήθως αδιάβροχες, μπορεί να συμβούν διαρροές, ειδικά εάν υπάρχει πλημμύρα. Δεδομένου ότι το νερό μπορεί να καταστρέψει σημαντικά έγγραφα, είναι καλύτερο να προσθέσετε ένα δεύτερο στρώμα προστασίας. Βάλτε όλα τα έγγραφα σε σφραγιζόμενες πλαστικές σακούλες πριν τα τοποθετήσετε μέσα στο κουτί.

Μπορεί επίσης να θέλετε να αφήσετε το κουτί σε ένα ψηλό μέρος, όπως πάνω σε ένα ράφι ή σε έναν δεύτερο όροφο, ως πρόσθετη προφύλαξη από ζημιές από πλημμύρες

Αποθηκεύστε σημαντικά έγγραφα στο σπίτι Βήμα 3
Αποθηκεύστε σημαντικά έγγραφα στο σπίτι Βήμα 3

Βήμα 3. Αφήστε το κλείδωμα σε ένα προσβάσιμο μέρος στο οποίο μπορείτε να φτάσετε γρήγορα

Mightσως δεν θέλετε ποτέ να σκεφτείτε να φύγετε από το σπίτι σας βιαστικά. Ωστόσο, εάν υπάρχει οποιοδήποτε είδος έκτακτης ανάγκης όπως μια φυσική καταστροφή, δεν μπορείτε να χάσετε χρόνο αναζητώντας τα έγγραφά σας. Αφήστε το κλείδωμά σας σε ένα μέρος όπου μπορείτε να φτάσετε εύκολα, ώστε να το πιάσετε γρήγορα. Αυτό θα σας εξοικονομήσει πολύτιμο χρόνο σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.

  • Θα πρέπει να κρύψετε λίγο το κουτί, σε περίπτωση που κάποιος κλέφτης μπει στο σπίτι σας. Το να το βάλετε στο πίσω μέρος της ντουλάπας σας πρέπει να είναι αρκετό, αρκεί να γνωρίζετε πού βρίσκεται και μπορείτε να το πάρετε βιαστικά.
  • Ενημερώστε τα άλλα μέλη του νοικοκυριού σας για το πού βρίσκεται το κουτί, σε περίπτωση που πρέπει να φύγουν γρήγορα όταν δεν είστε εκεί.
Αποθηκεύστε σημαντικά έγγραφα στο σπίτι Βήμα 4
Αποθηκεύστε σημαντικά έγγραφα στο σπίτι Βήμα 4

Βήμα 4. Προσθέστε ετικέτα στο κουτί ώστε να είναι εύκολο να αναγνωριστεί

Εάν βιάζεστε ή κάποιος άλλος πρέπει να πιάσει το κουτί, βεβαιωθείτε ότι είναι εύκολο να το αναγνωρίσετε. Βάλτε μια ετικέτα που λέει κάτι σαν "Σημαντικά έγγραφα". Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να βρείτε και να πιάσετε γρήγορα το κουτί σε περίπτωση ανάγκης.

Αποθηκεύστε σημαντικά έγγραφα στο σπίτι Βήμα 5
Αποθηκεύστε σημαντικά έγγραφα στο σπίτι Βήμα 5

Βήμα 5. Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας όλων των σημαντικών εγγράφων σας με ψηφιακά αντίγραφα

Είναι πάντα δυνατό τα φυσικά έγγραφα να καταστραφούν ή να χαθούν, οπότε ένα ψηφιακό αντίγραφο ασφαλείας είναι πολύ σημαντικό. Χρησιμοποιήστε σαρωτή και ψηφιοποιήστε όλα τα έγγραφα που αποθηκεύετε στο κλείδωμα. Με αυτόν τον τρόπο, θα έχετε αντίγραφα ασφαλείας εάν κάποιο από αυτά χαλάσει ή χαθεί.

  • Υπάρχουν επίσης εφαρμογές smartphone που σας επιτρέπουν να τραβάτε φωτογραφίες και να τις αποθηκεύετε ως PDF. Αυτός είναι ένας γρήγορος και εύκολος τρόπος δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας των εγγράφων σας.
  • Η ψηφιοποίηση λιγότερο σημαντικών εγγράφων μπορεί να είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να μειώσετε την ακαταστασία στο σπίτι σας επίσης. Εάν αισθάνεστε συγκλονισμένοι με πάρα πολλά χαρτιά, αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να οργανωθείτε.
Αποθηκεύστε σημαντικά έγγραφα στο σπίτι Βήμα 6
Αποθηκεύστε σημαντικά έγγραφα στο σπίτι Βήμα 6

Βήμα 6. Αποθηκεύστε τα ψηφιακά αντίγραφά σας σε τουλάχιστον 2 ασφαλείς τοποθεσίες

Ένα ψηφιακό αντίγραφο ασφαλείας είναι μια καλή αρχή, αλλά πρέπει επίσης να βεβαιωθείτε ότι τα προστατεύετε. Σε γενικές γραμμές, διατηρήστε τα ψηφιακά αρχεία σας σε τουλάχιστον 2 τοποθεσίες, ώστε να είναι λιγότερο πιθανό να τα χάσετε. Θα μπορούσατε να φορτώσετε τα αρχεία σε μια αφαιρούμενη μονάδα flash και να την αφήσετε στο lockbox σας, και επίσης να ανεβάσετε τα αρχεία σε έναν ασφαλή λογαριασμό αποθήκευσης cloud. Με αυτόν τον τρόπο, έχετε πολλούς τρόπους πρόσβασης στα έγγραφά σας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.

  • Βεβαιωθείτε ότι προστατεύετε με κωδικό πρόσβασης όλους τους φακέλους στους οποίους αποθηκεύετε σημαντικά έγγραφα. Ορίστε τα αρχεία cloud σας σε ιδιωτικά και τοποθετήστε έναν κωδικό πρόσβασης στους φακέλους του υπολογιστή ή της μονάδας flash.
  • Θα μπορούσατε επίσης να αποθηκεύσετε τη μονάδα flash ή τον σκληρό δίσκο σε άλλο lockbox στην τράπεζά σας. Με αυτόν τον τρόπο, έχετε ψηφιακά αντίγραφα σε 2 φυσικές τοποθεσίες.

Μέθοδος 2 από 2: Αποθήκευση των σωστών εγγράφων

Αποθηκεύστε σημαντικά έγγραφα στο σπίτι Βήμα 7
Αποθηκεύστε σημαντικά έγγραφα στο σπίτι Βήμα 7

Βήμα 1. Τοποθετήστε όλα τα προσωπικά σας έγγραφα ταυτοποίησης στο φορητό κλείδωμα

Σε περίπτωση καταστροφής, θα πρέπει να είστε σε θέση να αποδείξετε την ταυτότητά σας και τις οικογενειακές σας σχέσεις. Αποθηκεύστε πρωτότυπα οτιδήποτε χρειάζεστε για να προσδιορίσετε τον εαυτό σας και την οικογένειά σας στο κλείδωμα.

  • Τα έγγραφα αυτοπροσδιορισμού περιλαμβάνουν το διαβατήριό σας, το πιστοποιητικό γέννησης, την κάρτα κοινωνικής ασφάλισης και την πράσινη κάρτα ή τα αρχεία μετανάστευσης. Θα πρέπει επίσης να αφήσετε αντίγραφο της άδειας οδήγησης ή της ταυτότητας που έχει εκδοθεί από το κράτος.
  • Εάν υπηρετήσατε στρατιωτικά σε οποιοδήποτε σημείο, συμπεριλάβετε επίσης την ταυτότητα υπηρεσίας και τα αρχεία σας.
  • Για τις οικογενειακές σας σχέσεις, συμπεριλάβετε τα αρχεία γάμου ή διαζυγίου σας, πιστοποιητικά γέννησης παιδιών, έγγραφα υιοθεσίας ή επιμέλειας παιδιών και αρχεία ή ετικέτες ιδιοκτησίας κατοικίδιων ζώων.
Αποθηκεύστε σημαντικά έγγραφα στο σπίτι Βήμα 8
Αποθηκεύστε σημαντικά έγγραφα στο σπίτι Βήμα 8

Βήμα 2. Αποθηκεύστε τα οικονομικά σας αρχεία για να αποδείξετε τι σας ανήκει

Τα οικονομικά και ιδιοκτησιακά αρχεία είναι σημαντικά για την αποζημίωση και την ασφάλιση μετά από κάθε είδους καταστροφή, γι 'αυτό συμπεριλάβετε τα πάντα και στο κλείδωμά σας. Βάλτε χαρτιά για όλα όσα έχετε και όλα τα περιουσιακά σας στοιχεία, ώστε να μπορείτε να τα ανακτήσετε σε περίπτωση ατυχήματος και πρέπει να φύγετε.

  • Σημαντικά αρχεία ιδιοκτησίας περιλαμβάνουν την πράξη του σπιτιού σας, την εκτίμηση της αξίας του ακινήτου, τον τίτλο του αυτοκινήτου σας και άλλα έγγραφα εγγραφής, τη διαθήκη σας, καθώς και πληροφορίες τραπεζικού και συνταξιοδοτικού λογαριασμού. Συμπεριλάβετε επίσης αντίγραφα οποιωνδήποτε ασφαλιστικών προγραμμάτων έχετε.
  • Γενικά, τα αρχεία για πρόσφατες ή τρέχουσες χρηματοοικονομικές υποχρεώσεις θα πρέπει επίσης να βρίσκονται στο πλαίσιο. Τα παραδείγματα περιλαμβάνουν τα ενυπόθηκα έγγραφά σας, πληροφορίες δανείου, διατροφή, διατροφή παιδιών, αυτόματες εγγραφές πληρωμών για καλώδια, γυμναστήρια, υπηρεσίες κοινής ωφέλειας ή συνδρομές και τις πιο πρόσφατες φορολογικές δηλώσεις.
  • Εάν νοικιάζετε το σπίτι σας αντί να το έχετε, συμπεριλάβετε τη σύμβαση μίσθωσης ή ενοικίασης.
Αποθηκεύστε σημαντικά έγγραφα στο σπίτι Βήμα 9
Αποθηκεύστε σημαντικά έγγραφα στο σπίτι Βήμα 9

Βήμα 3. Συμπεριλάβετε τα ιατρικά σας αρχεία για να μην τα χάσετε

Θα χρειαστείτε επίσης την υγεία και τα ιατρικά σας αρχεία σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης. Βεβαιωθείτε ότι έχετε αρχεία εμβολιασμού και εμβολιασμού, λίστες φαρμάκων που παίρνετε, λίστα αλλεργιών ή καταστάσεων υγείας, πληροφορίες ασφάλισης υγείας, ιατρικά έγγραφα πληρεξουσιότητας και στοιχεία επικοινωνίας για τους γιατρούς και τον οδοντίατρό σας, ώστε να μπορείτε να τα επικοινωνήσετε εάν πρέπει.

  • Θυμηθείτε να συμπεριλάβετε όλες αυτές τις πληροφορίες και για άλλα μέλη του σπιτιού ή της οικογένειάς σας.
  • Εάν έχετε οποιαδήποτε αναπηρία, φροντίστε να προσθέσετε αρχεία που το αποδεικνύουν καθώς και οποιαδήποτε χαρτιά για τα οφέλη ή την αποζημίωσή σας.
  • Εάν έχετε κατοικίδιο, συμπεριλάβετε και κτηνιατρικά αρχεία.
Αποθηκεύστε σημαντικά έγγραφα στο σπίτι Βήμα 10
Αποθηκεύστε σημαντικά έγγραφα στο σπίτι Βήμα 10

Βήμα 4. Τραβήξτε φωτογραφίες οποιουδήποτε πολύτιμου αντικειμένου ή περιουσίας για ασφαλιστική κάλυψη

Δεν μπορούν να χωρέσουν όλα όσα έχετε στην κλειδαριά σας, οπότε η διατήρηση φωτογραφιών πολύτιμων αντικειμένων μπορεί να σας βοηθήσει εάν κάτι έχει υποστεί ζημιά και πρέπει να υποβάλετε ασφαλιστικές απαιτήσεις. Τραβήξτε φωτογραφίες από οτιδήποτε πολύτιμο που μπορεί να καταστραφεί σε ατύχημα. Αποθηκεύστε φυσικά αντίγραφα των εικόνων στο πλαίσιο και επίσης ανεβάστε ψηφιακά αντίγραφα σε μια μονάδα flash ή ένα αρχείο αποθήκευσης cloud.

Ορισμένα είδη για τα οποία μπορεί να χρειαστείτε κάλυψη περιλαμβάνουν το σπίτι σας, το αυτοκίνητο, το έργο τέχνης, τα συλλεκτικά αντικείμενα ή τα ακριβά ηλεκτρονικά είδη

Αποθηκεύστε σημαντικά έγγραφα στο σπίτι Βήμα 11
Αποθηκεύστε σημαντικά έγγραφα στο σπίτι Βήμα 11

Βήμα 5. Αφήστε κάποια μετρητά στο lockbox για παν ενδεχόμενο

Εάν υπάρχει διακοπή ρεύματος ή πρέπει να φύγετε από το σπίτι σας, τότε ενδέχεται να μην έχετε πρόσβαση στον τραπεζικό σας λογαριασμό. Αφήστε ένα ταμείο έκτακτης ανάγκης για μικρούς λογαριασμούς, όχι υψηλότερους από λογαριασμούς $ 20, μόνο σε περίπτωση που χρειάζεστε χρήματα κατά τη διάρκεια έκτακτης ανάγκης.

Ενώ τα μετρητά έκτακτης ανάγκης είναι σημαντικά, μην αφήνετε όλες τις αποταμιεύσεις σας εκεί. Τα χρήματα σε έναν τραπεζικό λογαριασμό είναι ασφαλισμένα από το FDIC και τα χρήματα στο lockbox σας δεν είναι. Είναι καλύτερα να αφήσετε τις περισσότερες αποταμιεύσεις σας στην τράπεζα και να αποθηκεύσετε μόνο ό, τι μπορεί να χρειαστείτε σε μετρητά

Αποθηκεύστε σημαντικά έγγραφα στο σπίτι Βήμα 12
Αποθηκεύστε σημαντικά έγγραφα στο σπίτι Βήμα 12

Βήμα 6. Χρησιμοποιήστε ένα κλειδωμένο ντουλάπι αρχείων για λιγότερο ζωτικής σημασίας έγγραφα

Οποιοδήποτε νοικοκυριό έχει πολλά άλλα χαρτιά που δεν είναι κρίσιμα και δεν χρειάζεται να βρίσκονται στο κλείδωμά σας. Ο καλύτερος τρόπος για να αποθηκεύσετε αυτά τα έγγραφα είναι με ένα μεταλλικό, κλειδωμένο ντουλάπι αρχείων. Αυτό τους κρατά προστατευμένους και οργανωμένους και δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για την προσπάθεια να τα πάρετε μαζί σας εάν χρειαστεί να φύγετε από το σπίτι σας.

  • Ορισμένα σημαντικά αλλά μη κρίσιμα χαρτιά περιλαμβάνουν πρόσφατες τραπεζικές καταστάσεις, φορολογικές δηλώσεις ηλικίας άνω του ενός έτους, έγγραφα σχολείου ή εργασίας, λογαριασμούς κοινής ωφέλειας, καταστάσεις πιστωτικών καρτών και σημαντικές αποδείξεις.
  • Γενικά, εάν οι λογαριασμοί ή οι δηλώσεις είναι παλαιότερες του ενός έτους, μπορείτε να τους κόψετε. Θα μπορούσατε επίσης να τα ψηφιοποιήσετε εάν θέλετε να τηρείτε αρχεία χωρίς ακαταστασία.

Συμβουλές

  • Εάν προτιμάτε να αποθηκεύετε τα έγγραφά σας έξω από το σπίτι σας, μπορείτε επίσης να νοικιάσετε κλειδαριά στην τράπεζά σας. Ρωτήστε έναν πωλητή για τις επιλογές σας.
  • Για να προετοιμαστείτε για έκτακτη ανάγκη, είναι επίσης καλή ιδέα να αποθηκεύσετε τρόφιμα, νερό, φάρμακα, φακούς, φορητό ραδιόφωνο και κιτ πρώτων βοηθειών.

Προειδοποιήσεις

  • Σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης και πρέπει να φύγετε αμέσως από το σπίτι σας, δώστε προτεραιότητα στην ασφάλεια όλων. Τα έγγραφά σας μπορούν να περιμένουν μέχρι να βγουν όλοι οι άλλοι.
  • Μην θέτετε σε κίνδυνο τη ζωή ή την ασφάλειά σας για να αποθηκεύσετε τα έγγραφά σας.

Συνιστάται: