Όταν το γραφείο σας είναι μπερδεμένο, μπορεί να είναι πολύ πιο δύσκολο να παρακολουθείτε τα πράγματα που πρέπει να κάνετε. Οι ηλεκτρονικές συσκευές συσσωρεύονται, τα χαρτιά σκορπίζονται παντού και ολόκληρη η επιφάνεια εργασίας γεμίζει με αχρησιμοποίητα αντικείμενα που μόλις εμποδίζουν. Ωστόσο, με μερικά νέα εργαλεία και λίγο οργανωτικό μυαλό, μπορείτε να αναθεωρήσετε πλήρως τη διάταξη του γραφείου σας με μια νέα διαμόρφωση που προάγει την αποτελεσματικότητα και διώχνει την αταξία. Το κλειδί βρίσκεται στη σωστή χρήση του χώρου που έχετε και στη δημιουργία νέου χώρου όπου τον χρειάζεστε περισσότερο.
Βήματα
Μέθοδος 1 από 3: Μείωση της ακαταστασίας
Βήμα 1. Πετάξτε τα σκουπίδια και τα περιττά αντικείμενα
Ξεκινήστε μια πλήρη εκκαθάριση όλων των ενοχλητικών, εξωγενών ή άσχετων αντικειμένων που γεμίζουν το γραφείο σας. Αυτό περιλαμβάνει παλιά έγγραφα, ανεπιθύμητη αλληλογραφία, άδεια κουτιά και παλιά ή αχρησιμοποίητα είδη γραφείου, καθώς και πιο εμφανή ακαταστασία όπως πακέτα τροφίμων.
- Ενώ καθαρίζετε το γραφείο σας, απαλλαγείτε από όσα περισσότερα πράγματα μπορείτε να κάνετε χωρίς. Όσο περισσότερο πετάτε, τόσο περισσότερο χώρο θα έχετε για να κάνετε πραγματική δουλειά.
- Βάλτε ένα καλάθι απορριμμάτων δίπλα στο γραφείο σας, έτσι ώστε τα σκουπίδια να μην συνεχίζουν να συσσωρεύονται.
Βήμα 2. Αποφασίστε τι πρέπει να παραμείνει στην επιφάνεια εργασίας σας και τι όχι
Ταξινομήστε τα υπόλοιπα αντικείμενα σε ομάδες με βάση τη σημασία τους για τη δουλειά σας και τη συχνότητα που τα χρησιμοποιείτε. Τα αναλώσιμα που χρησιμοποιείτε καθημερινά μπορούν να τακτοποιηθούν σε λογικούς οργανωτές επιτραπέζιων υπολογιστών ή να πεταχτούν σε συρτάρια σε κοντινή απόσταση, ενώ τα ουσιώδη αντικείμενα θα πρέπει να μεταφερθούν σε ένα μέρος εκτός δρόμου ή να απορριφθούν εντελώς.
- Εάν έχετε απογοητευτεί για το πώς να προχωρήσετε καλύτερα, ξεκινήστε με την κατάταξη των υλικών εργασίας σας από το 1 στο 4 ως προς την αμεσότητα τους. Τα στοιχεία που λαμβάνουν βαθμολογία 1 μπορούν να παραμείνουν στην επιφάνεια εργασίας. αντικείμενα με βαθμολογία 2 μπορούν να μπουν σε συρτάρια. αυτά με 3 θα πρέπει να τοποθετηθούν σε ξεχωριστούς οργανωτές και αυτά με 4 μπορούν να αποθηκευτούν.
- Για να αυξήσετε τον συνολικό σας χώρο, πρέπει να δημιουργήσετε μια πιο εστιασμένη, μινιμαλιστική προσέγγιση στα είδη των πραγμάτων που διατηρείτε γύρω σας.
Βήμα 3. Μειώστε σε πιο εξορθολογισμένα έπιπλα
Mightσως να έχετε στο γραφείο σας αντικείμενα που θεωρείτε απαραίτητα, τα οποία ωστόσο καταλαμβάνουν περισσότερο από το δίκαιο μερίδιό τους στο χώρο εργασίας. Επανεκτιμήστε ογκώδη, δυσκίνητα ή περίεργα σχήματα αντικειμένων και δείτε αν θα άξιζε τον κόπο να τα αντικαταστήσετε με μικρότερες, πιο αποδοτικές στο χώρο εκδόσεις. Για παράδειγμα, ίσως μπορείτε να εντοπίσετε μια πιο συμπαγή πηγή φωτός για να αντικαταστήσει μια ξεπερασμένη, υπερμεγέθη λάμπα γραφείου.
- Αυτό θα σας δώσει μια εύχρηστη δικαιολογία για να ψωνίσετε μόνοι σας-οι τύποι προϊόντων γραφείου που πωλούνται σήμερα τείνουν να είναι μικρότεροι και πιο κομψοί σε σύγκριση με τους παλαιότερους ομολόγους τους.
- Αναζητήστε αντικείμενα που έχουν πολλαπλές χρήσεις, όπως ένα καλάθι εκτυπωτή που λειτουργεί ως γραφείο αρχειοθέτησης ή μια πινακίδα που περιέχει επίσης στυλό.
Βήμα 4. Περιορίστε τα προσωπικά αντικείμενα
Παρόλο που μπορεί να είναι καλό για το ηθικό σας να κρατάτε μερικές φωτογραφίες των παιδιών σας ή διάφορες ποπ κουλτούρες στον χώρο εργασίας σας, πάρα πολλά από αυτά τα αντικείμενα αρχίζουν να καταναλώνουν πολύτιμο χώρο στο γραφείο. Μπορούν επίσης εύκολα να αποσπούν την προσοχή, καθώς θα μπείτε στον πειρασμό να τα σταματήσετε και να τα θαυμάσετε όλη την ημέρα.
- Περιορίστε τα προσωπικά σας αντικείμενα σε μια χούφτα μικρά αντικείμενα, όπως ένα κορνιζαρισμένο πορτρέτο του οικογενειακού σκύλου ή ένα μπαμπούλα Garfield.
- Ανατρέξτε στις οδηγίες διακόσμησης του εργοδότη σας για να πάρετε μια ιδέα για το πόσο καλό είναι να κρατήσετε.
Βήμα 5. Αφήστε άφθονο χώρο για να εργαστείτε
Το κεντρικό τμήμα του γραφείου σας πρέπει να προορίζεται για τον υπολογιστή σας ή για σημαντικά έγγραφα. Διαχωρίστε μια μικρή περιοχή στη μία πλευρά του γραφείου και χρησιμοποιήστε την για να ολοκληρώσετε τα χαρτιά. Δώστε στον εαυτό σας αρκετό χώρο για τους αγκώνες, έτσι ώστε να μην αισθάνεστε πνιγμένοι ενώ φροντίζετε τις καθημερινές εργασίες.
Αποφύγετε να αφήσετε άλλα αντικείμενα να παρασυρθούν στο χώρο που έχετε αφιερώσει για τις κύριες λειτουργίες εργασίας σας
Μέθοδος 2 από 3: Αξιοποίηση του χώρου αποθήκευσης με τον καλύτερο δυνατό τρόπο
Βήμα 1. Χρησιμοποιήστε τα συρτάρια σας
Τοποθετήστε τα βασικά σας εφόδια και τα πιο συχνά χρησιμοποιούμενα αντικείμενα στα επάνω συρτάρια, ώστε να είναι κοντά σας. Αυτό περιλαμβάνει πράγματα όπως σκεύη γραφής, φακέλους, σημαντικές φόρμες και φακέλους αρχείων. Αποθηκεύστε τα κάτω συρτάρια για εφεδρικά εφόδια, υλικά αναφοράς και έγγραφα που πρέπει να κοιτάτε μόνο περιστασιακά. Αφιερώστε λίγο περισσότερο χρόνο για να οργανώσετε το περιεχόμενο των συρταριών του γραφείου σας, ώστε να γνωρίζετε ακριβώς πού είναι όλα όταν τα χρειάζεστε.
- Αποθηκεύστε χαρτί αντιγραφής, ξαναγεμίσματα κασετών εκτυπωτή, στυλό μελάνης, συρραπτικά και άλλα αντικείμενα που τείνετε να περάσετε γρήγορα για να δημιουργήσετε μια έτοιμη κρυφή μνήμη προμηθειών.
- Τα συρτάρια είναι ιδιαίτερα ζώνες κινδύνου για ακαταστασία. Περάστε τα συρτάρια σας κάθε δύο εβδομάδες και ξεφορτωθείτε οτιδήποτε δεν χρειάζεστε και επηρεάζει την αποτελεσματικότητα της διάταξης του γραφείου σας.
Βήμα 2. Επενδύστε σε έναν οργανωτή συρταριών
Όλος ο χώρος των συρταριών στον κόσμο δεν θα σας κάνει καλό αν τα συρτάρια από μόνα τους είναι ένα μπερδεμένο χάος. Σταματήστε απλά να πετάτε πράγματα στο γραφείο σας και χρησιμοποιήστε έναν οργανωτή συρταριών διαμερισμάτων που κάνει τη διαλογή και την αποθήκευση για εσάς. Οι αφοσιωμένοι διοργανωτές θα αποδεικνύονται χρήσιμοι μέρα με τη μέρα, καθώς σας επιτρέπουν να διαχωρίζετε τις προμήθειές σας όπως κρίνετε κατάλληλο, διατηρώντας τα μαζί σε ένα μέρος.
- Επισημάνετε τα διάφορα διαμερίσματα του διοργανωτή συρταριού σας έτσι ώστε τα περιεχόμενά του να είναι άμεσα αναγνωρίσιμα.
- Για ιδιαίτερα μεγάλα ή γεμάτα γραφεία, δοκιμάστε να τρέχετε με πολλούς οργανωτές διαφορετικών μεγεθών και διαμορφώσεων που συμβάλλουν στην παρακολούθηση των προμηθειών σας.
Βήμα 3. Έχετε ένα ειδικό σημείο για τις ηλεκτρονικές συσκευές
Εάν ο φορητός υπολογιστής, το tablet ή το smartphone σας παίζει αναπόσπαστο ρόλο στη δουλειά σας, μη διστάσετε να τα αφήσετε έξω, αλλά απομονώστε τα σε μια γωνία ή σε ένα ειδικό συρτάρι. Με αυτόν τον τρόπο, δεν θα καταλήξουν να απλώνονται στην επιφάνεια εργασίας. Προσπαθήστε να μην βασίζεστε σε πάρα πολλές συσκευές ταυτόχρονα, καθώς μπορούν να γίνουν γρήγορα επιδείνωση παρά βοήθεια.
- Ρυθμίστε έναν «σταθμό φόρτισης» κοντά σε μια πρίζα ή ηλεκτρική ταινία, όπου οι συσκευές σας μπορούν να παραμείνουν συνδεδεμένες και έτοιμες για χρήση.
- Γενικά, είναι καλύτερο να χρησιμοποιείτε τις ψηφιακές σας συσκευές μόνο όταν είναι απολύτως απαραίτητες. Τα ηλεκτρονικά συμβάλλουν επίσης σε πολλές διανοητικές ακαταστασίες.
Βήμα 4. Κρατήστε τις τσάντες και τους χαρτοφύλακες μακριά από το δρόμο
Σακίδια, πορτοφόλια, τσάντες φορητών υπολογιστών, κουτιά μεσημεριανού γεύματος και άλλοι φορείς είναι ογκώδη και καταλαμβάνουν πολύ χώρο, οπότε δεν έχει νόημα να καλύψετε το γραφείο σας με αυτά. Αποθηκεύστε αυτά τα αξεσουάρ αλλού, κατά προτίμηση δίπλα ή κάτω από το γραφείο σας, όπου θα είναι προσβάσιμα χωρίς να αποτελούν εμπόδιο. Προσπαθήστε να συσκευάζετε τα απαραίτητα σας σε όσο το δυνατόν λιγότερες τσάντες καθ 'οδόν προς τη δουλειά κάθε μέρα.
- Εκμεταλλευτείτε τα ερμάρια ή τα σαλόνια για την αποθήκευση προσωπικών αντικειμένων εάν η εταιρεία σας τα προσφέρει.
- Όταν αποθηκεύετε μεγαλύτερα αξεσουάρ στο επίπεδο του δαπέδου, προσπαθήστε να μην εμποδίσετε τον υπάρχοντα χώρο για περπάτημα.
Μέθοδος 3 από 3: Εισαγωγή νέων εργαλείων και πόρων
Βήμα 1. Επενδύστε σε ένα δίσκο χαρτιού
Εάν δεν χρησιμοποιείτε ήδη ένα δίσκο χαρτιού, χάνετε τόσο τον κρίσιμο χώρο στο γραφείο όσο και ένα ανεκτίμητο εργαλείο οργάνωσης. Οι δίσκοι χαρτιού διαθέτουν πολλαπλές βαθμίδες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να χωρίσετε τα εισερχόμενα, εξερχόμενα και εν εξελίξει έγγραφά σας, τα οποία θα βελτιώσουν σημαντικά τη ροή εργασίας σας. Αυτό σημαίνει ότι δεν θα χρειαστεί να σκάψετε ποτέ ξανά μια στοίβα ακατάστατα χαρτιά.
- Εξετάστε το ενδεχόμενο να εφαρμόσετε δύο ξεχωριστούς δίσκους: έναν για τρέχουσα εργασία και έναν για αρχεία που δεν χρειάζεστε αλλά δεν έχετε ακόμα αρχειοθετήσει.
- Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ένα δίσκο χαρτιού για να ταξινομήσετε και να απαντήσετε σε αναπάντητα μηνύματα που έχουν συσσωρευτεί.
Βήμα 2. Καταχωρήστε τα έγγραφα σε πλαίσια
Τα χαρτιά που δεν χρειάζεστε σε καθημερινή βάση μπορούν να παραγγελθούν, να συρραφθούν ή να τοποθετηθούν σε φακέλους μανίλας και να τοποθετηθούν σε κουτιά αποθήκευσης με ετικέτα. Στη συνέχεια, μπορείτε να βρείτε μια θέση για αυτά τα κουτιά γύρω από το γραφείο ή το γραφείο σας ή στην καθορισμένη εγκατάσταση αποθήκευσης εγγράφων της εταιρείας σας.
- Τα κουτιά αποθήκευσης θα προστατεύουν σημαντικά έγγραφα από ζημιές, διαρροές και τυχαία λάθος τοποθέτηση ή πετάξεις.
- Βεβαιωθείτε ότι όλα τα πλαίσια είναι σωστά επισημασμένα και καταχωρούνται συστηματικά.
Βήμα 3. Κρατήστε τα σκεύη γραφής σας σε ένα μέρος
Για να αποφύγετε να χαθούν χαλαρά στυλό, μολύβια και μαρκαδόρους στο κάτω μέρος του συρταριού, μαζέψτε τα και συγκεντρώστε τα σε ένα δίσκο ή διοργανωτή φλυτζανιών. Κάντε ένα σπίτι για τον διοργανωτή κάπου στην επιφάνεια εργασίας σας, ώστε να έχετε πάντα ένα σκεύος γραφής χρήσιμο.
- Πετάξτε όλα τα σκεύη που έχουν σπάσει, στεγνώσει ή δεν έχουν καπάκι.
- Μην ξεχάσετε να κρατήσετε μερικά εφεδρικά πακέτα στυλό και μαρκαδόρους σε ένα κάτω συρτάρι σε περίπτωση που εξαντληθείτε.
Βήμα 4. Κρεμάστε έναν μικρό πίνακα ανακοινώσεων κοντά
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν απλό πίνακα ανακοινώσεων από φελλό για να κολλήσετε ειδοποιήσεις, να κολλήσετε τις υπενθυμίσεις Post-It και να διατηρήσετε τα επείγοντα έγγραφα σε άμεση θέαση. Εάν έχετε γραφείο για τον εαυτό σας, τοποθετήστε τον πίνακα ανακοινώσεων στον τοίχο κάπου ορατά. Εάν εργάζεστε σε κοινόχρηστο χώρο, δοκιμάστε να το τοποθετήσετε σε ένα διαχωριστικό καμπίνας ή ακόμα και στο πλάι του γραφείου.
- Οι πίνακες ανακοινώσεων είναι εξαιρετικά αποδοτικοί στο χώρο, καθώς σας επιτρέπουν να αφαιρέσετε εντελώς αντικείμενα από το γραφείο σας.
- Η ανάρτηση προσωπικών φωτογραφιών ή διακοσμητικών στον πίνακα ανακοινώσεων θα απελευθερώσει χώρο στην επιφάνεια εργασίας σας για πιο απαραίτητα αντικείμενα.
Συμβουλές
- Πηγαίνετε και καθαρίστε, ξεφλουδίστε και αναδιοργανώστε το γραφείο σας κάθε δύο εβδομάδες. Δεν έχει πολύ νόημα να δημιουργήσετε ένα νέο σύστημα για τη διατήρηση των πραγμάτων σας σε τάξη εάν δεν το τηρείτε.
- Δώστε προσοχή στην κανονική ροή εργασίας σας και συνεχίστε να απλοποιείτε τη διάταξη και τη διαμόρφωση του γραφείου σας. Η αποτελεσματική οργάνωση είναι μια συνεχής προσπάθεια.
- Πάντα απορρίπτετε τα σκουπίδια αμέσως. Όσο περισσότερο περιμένετε να το πετάξετε, τόσο πιο πιθανό είναι να το αφήσετε να περάσει ανεξέλεγκτο.
- Εάν εργάζεστε σε κοινόχρηστο χώρο, δείτε αν οι συνεργάτες σας θα ήταν πρόθυμοι να συνεργαστούν μαζί σας για να καταλήξουν σε οργανωτικά μέτρα εξοικονόμησης χώρου και λύσεις αποθήκευσης.
