Η γνώση του τρόπου υπογραφής μιας επιστολής είναι μια σημαντική δεξιότητα για τη διαχείριση επιχειρηματικών εγγράφων καθώς και προσωπικών, φιλικών ή ακόμη και οικείων επιστολών. Μάθετε πώς να τοποθετείτε την υπογραφή σας και τι να συμπεριλάβετε πριν και μετά από αυτήν. Προσαρμόστε την εγγραφή σας σε κάθε συγκεκριμένο παραλήπτη για το τέλειο κλείσιμο της επιστολής σας.
Βήματα
Μέθοδος 1 από 2: Υπογραφή επαγγελματικής επιστολής
Βήμα 1. Ευχαριστήστε τον παραλήπτη σας για τον χρόνο του
Αυτό μπορεί να συμπεριληφθεί στην τελική παράγραφο ή ως επίσημο κλείσιμο. Γράψτε κάτι σαν:
- Σας ευχαριστώ για τον χρόνο και την προσοχή σας σε αυτό το θέμα.
- Εκτιμώ την προσοχή σας, ευχαριστώ για τον χρόνο σας.
- Ένα απλό «Ευχαριστώ», στο τέλος της παραγράφου σας.
Βήμα 2. Γράψτε ένα κλείσιμο
Αυτό θεωρείται ευγενικό και επαγγελματικό κατά την υπογραφή κάθε είδους επιστολής ή εγγράφου που σχετίζεται με την επιχείρηση. Οι κλειστές γραμμές πρέπει να προσφέρουν βοήθεια, επανάληψη συγγνώμης ή αναφορά σε μελλοντικό συμβάν. Μερικά παραδείγματα περιλαμβάνουν:
- Εκτιμώ την άμεση προσοχή σε αυτό το θέμα.
- Ελπίζουμε να συνεχίσουμε να βασίζουμε την πολύτιμη συμβολή σας ως πελάτη.
- Ζητώ για άλλη μια φορά συγνώμη για την ταλαιπωρία που μπορεί να προκαλέσει αυτό.
- Εάν χρειάζεστε περισσότερες πληροφορίες, μη διστάσετε να ρωτήσετε.
- Παρακαλώ δώστε τις απαραίτητες συμβουλές.
- Ανυπομονώ να συναντηθώ μαζί σας.
- Ανυπομονώ να λάβω την απάντησή σας.
Βήμα 3. Διαμορφώστε σωστά το γράμμα σας
Για μια επαγγελματική επιστολή είναι πολύ σημαντικό να διαμορφώσετε σωστά το κλείσιμο, αλλά μην ανησυχείτε. Είναι εύκολο. Εισαγάγετε ένα διάστημα επιστροφής ή ένα μέγεθος εκτύπωσης μεταξύ της τελευταίας γραμμής του γράμματός σας και του γράμματος που κλείνει για να μορφοποιήσετε κατάλληλα την υπογραφή σας.
Αυτό θα πρέπει να είναι ευθυγραμμισμένο με το αριστερό περιθώριο σε κείμενο μορφοποιημένο σε μπλοκ ή να βρίσκεται στο κέντρο κάτω από το σώμα του γράμματος σύμφωνα με την ημερομηνία σε τροποποιημένη μορφή μπλοκ
Βήμα 4. Προσθέστε ένα δωρεάν κλείσιμο
Πρόκειται συνήθως για μία ή δύο λέξεις που ακολουθούν το επίσημο κλείσιμο. Επιλέξτε το κατάλληλο κλείσιμο για το γράμμα που γράφετε. Το κλείσιμο των επαγγελματικών επιστολών πρέπει να είναι επαγγελματικό και με σεβασμό. Ανάλογα με τον σκοπό του σημειώματος ή του γράμματος και το άτομο που θα το λάβει, διαφορετικά κλείσματα μπορεί να είναι πιο κατάλληλα από άλλα. Το δωρεάν κλείσιμο ξεκινά με κεφαλαίο γράμμα και τελειώνει με κόμμα. Καμία άλλη λέξη που αναγράφεται στο κλείσιμο δεν πρέπει να είναι κεφαλαία. Συμπεριλάβετε κάτι σαν:
- Με σεβασμό,
- Με εκτίμηση,
- Με εκτιμιση,
- Τις καλύτερες ευχές μου,
- Τα καλύτερα,
- Θερμούς χαιρετισμούς,
- Σκεφτείτε σε ποιον γράφετε. Ένας Ανώτερος Αντιπρόεδρος μιας εταιρείας μπορεί να απαιτήσει ένα πιο επίσημο κλείσιμο ("Με εκτίμηση") από τον Εκπρόσωπο πωλήσεων με τον οποίο παίζετε μπάσκετ ("Cheers").
- Εξετάστε το σκοπό της επιστολής. Ένα υπόμνημα της εταιρείας που εισάγει νέες πολιτικές θα θεωρήσει ένα πιο επίσημο κλείσιμο από ένα σημείωμα συγχαρητηρίων σε έναν συνάδελφο που προήχθη πρόσφατα ("Όλα τα καλύτερα").
- Δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε κάτι όπως "με εκτίμηση" ή "καλύτερες ευχές", εάν ο παραλήπτης είναι η στενή σας επαφή. Το "Με ειλικρίνεια" προορίζεται καλύτερα όταν γνωρίζετε τον παραλήπτη, ενώ το "Ειλικρινά" χρησιμοποιείται συνήθως εάν δεν γνωρίζετε τον παραλήπτη.
Βήμα 5. Εισαγάγετε τρεις επιστροφές και πληκτρολογήστε το όνομά σας
Είναι σημαντικό να αφήσετε περίπου 3 επιστροφές χώρου πριν δοκιμάσετε το όνομά σας σε αυτό που ονομάζεται "γραμμή υπογραφής" (θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε χώρο πάνω από αυτό αργότερα). Εσοχή για να διατηρήσετε το κείμενό σας στο ίδιο επίπεδο με το δωρεάν κλείσιμο και πληκτρολογήστε το όνομά σας. Συμπεριλάβετε τυχόν τίτλους όπως Miss, Mrs., Ms. πριν από το όνομά σας. Η γραμμή υπογραφής μπορεί να περιλαμβάνει μια δεύτερη γραμμή για τον τίτλο ή τη θέση εργασίας (όπως διευθυντής μαθημάτων), εάν είναι απαραίτητο.
- Είναι πάντα καλύτερο να γράψετε ολόκληρο το όνομα.
- Μπορεί επίσης να θέλετε να συμπεριλάβετε τυχόν σχετικά στοιχεία επικοινωνίας, όπως αριθμό τηλεφώνου, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ταχυδρομική διεύθυνση, αριθμό επέκτασης ή διεύθυνση ιστότοπου.
Βήμα 6. Υπογράψτε το όνομά σας με το χέρι
Στο διάστημα που αφήσατε πάνω από τη γραμμή υπογραφής σας, γράψτε την υπογραφή σας με μπλε ή μαύρο μελάνι.
Μέθοδος 2 από 2: Υπογραφή προσωπικής επιστολής
Βήμα 1. Διαμορφώστε σωστά το κλείσιμο
Επιστρέψτε μία φορά μετά την τελευταία γραμμή του γράμματος και, στη συνέχεια, εισαγάγετε το κλείσιμο του γράμματος σε ευθεία δεξιά. Κεφαλαιοποιήστε το πρώτο γράμμα της πρώτης λέξης του γράμματος που κλείνει και, στη συνέχεια, τοποθετήστε ένα κόμμα μετά το κλείσιμο της επιλογής σας.
Σε μια προσωπική επιστολή, είναι τεχνικά προαιρετικό εάν θέλετε να γράψετε με κεφαλαία τις άλλες λέξεις που ακολουθούν
Βήμα 2. Χρησιμοποιήστε ένα κλείσιμο ενός βασικού γράμματος
Έχετε περισσότερη ελευθερία να γίνετε περιστασιακοί και ακόμη και λίγο ανόητοι αν γράφετε μια προσωπική επιστολή σε κάποιον που γνωρίζετε πολύ καλά. Χρησιμοποιήστε την καλύτερη κρίση και εργασία μέσα στα όρια της σχέσης σας και τον λόγο για την επιστολή σας για να επιλέξετε το καλύτερο κλείσιμο. Οποιοδήποτε από τα παρακάτω πρέπει να λειτουργεί καλά:
- Αγάπη,
- Με αγάπη,
- Δικος σου,
- Ο φίλος σου,
- Να προσέχεις,
- Τις καλύτερες ευχές μου,
- Ειρήνη και αγάπη,
- Σε σκέφτομαι,
Βήμα 3. Γράψτε μια προσωπική εγγραφή (προαιρετικό)
Εάν γράφετε σε στενό φίλο ή μέλος της οικογένειας, σκεφτείτε ένα πιο προσωπικό κλείσιμο, όπως:
- XO,
- Δικος σου,
- Αγκαλιές,
- Σας φιλώ,
- Μέχρι σύντομα,
- Γράψε σύντομα.
Βήμα 4. Γράψτε μια οικεία εγγραφή (προαιρετικό)
Εάν γράφετε σε έναν εραστή, οι λέξεις που τελειώνουν μπορεί να είναι ακόμη πιο οικείες. Ένα γνήσιο, προσωποποιητικό κλείσιμο βοηθά το γράμμα να ακούγεται σαν να προέρχεται από εσάς και όχι μια ευχετήρια κάρτα που αγοράστηκε από το κατάστημα. Η σωστή φράση μπορεί ακόμη και να βελτιώσει τη σχέση σας. Ακολουθήστε την αποσύνδεση με τα αρχικά ή την υπογραφή σας. Εξετάστε αυτά:
- Αγάπη πάντα,
- Δικος σου για παντα,
- Στοργικά το δικό σου,
- Λαχταρώ να σε δω,
- Υπομονετικά δικό σου,
- Αγάπη σου,
Βήμα 5. Υπογράψτε το γράμμα κάτω από το κλείσιμο
Σε αντίθεση με μια επαγγελματική επιστολή, σε μια προσωπική επιστολή δεν χρειάζεται να πληκτρολογήσετε το όνομά σας για να είναι ευανάγνωστο και επίσημο, υποθέτοντας ότι το άτομο είναι εξοικειωμένο μαζί σας. Απλώς υπογράψτε το όνομά σας με το χέρι απευθείας κάτω από το γράμμα που κλείνει.
- Χρησιμοποιήστε το όνομα και το επώνυμό σας κατά την υπογραφή. Εάν γνωρίζετε καλά το άτομο, είναι εντάξει να υπογράψετε μόνο με το μικρό σας όνομα.
- Υπογράψτε με το όνομα και το επώνυμό σας εάν γράφετε σε κάποιον που δεν έχετε συναντήσει ποτέ πρόσωπο με πρόσωπο.
- Χρησιμοποιήστε το όνομα ή το ψευδώνυμό σας σε γράμματα προς φίλους ή συνεργάτες που σας γνωρίζουν.
Βήμα 6. Προσθέστε ένα υστερόγραφο για μια πιο προσωπική πινελιά
Μερικές φορές τα υστερόγραφα περιλαμβάνονται ως ένας τρόπος για να ελαφρύνουμε τον τόνο ενός γράμματος με ένα αστείο ή να φλερτάρουμε παιχνιδιάρικα με τον παραλήπτη. Δεδομένου ότι τα υστερόγραφα είναι συνήθως μόνο μία ή δύο προτάσεις, μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως τρόπος να συμπεριλάβετε πληροφορίες χωρίς την πίεση να γράψετε μια εξήγηση. Πάρτε αυτά, για παράδειγμα:
- "P. S. Έχω ήδη τελειώσει το κουτί με τις σοκολάτες. Στείλτε περισσότερες προμήθειες."
- "P. S. Ω, ξέχασα να αναφέρω ένα πράγμα: είμαι τρελά ερωτευμένος μαζί σου."
Επιστολή Βοήθεια
Δείγμα κλεισίματος επιστολών
Υποστήριξη wikiHow και ξεκλειδώστε όλα τα δείγματα.
Δείγμα τρόπων για να κλείσετε ένα συνοδευτικό γράμμα
Υποστήριξη wikiHow και ξεκλειδώστε όλα τα δείγματα.
Δείγμα επιστολής αποδοχής για προσφορά εργασίας
Υποστήριξη wikiHow και ξεκλειδώστε όλα τα δείγματα.
Συμβουλές
- Εξετάστε την κατάσταση και τον λόγο για την επιστολή σας. Εάν γράφετε την επιστολή σας για επαγγελματικούς σκοπούς, μπορεί να θέλετε να φροντίσετε να τη διατηρήσετε ιδιαίτερα επίσημη.
- Όταν γράφετε ένα ευχαριστήριο γράμμα, φροντίστε να εκφράσετε την ευγνωμοσύνη σας μια τελευταία φορά πριν το σφραγίσετε.
- Όσο πιο ελαφρύ τόσο το καλύτερο. Το τέλος της επιστολής σας δεν είναι η ώρα να αρχίσετε να φιλοσοφείτε για το νόημα της ζωής ή τη μεταφορική σημασία αυτού που είχατε για μεσημεριανό γεύμα σήμερα-αποθηκεύστε τα βαριά πράγματα για το επόμενο γράμμα σας.
- Σκεφτείτε ποιο ήταν το μήνυμα της επιστολής σας. Τι προσπαθείτε να μεταφέρετε; Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να το τελειώσετε ανάλογα.
- Σκεφτείτε τη σχέση σας με τον παραλήπτη σας. Τι είδους επιστολή μπορούν να περιμένουν από εσάς; Τι είδους επιστολή θα περιμένατε να λάβετε από αυτούς;
