Πολλοί άνθρωποι κάνουν τη σημαντικότερη δουλειά τους σε ένα γραφείο. Εάν το γραφείο σας είναι ακατάστατο ή ανοργάνωτο, μπορεί να είναι δύσκολο να εστιάσετε ή να παρακολουθείτε σημαντικά έργα, λογαριασμούς που πρέπει να πληρώσετε, αλληλογραφία προς απάντηση κ.λπ. Ο καθαρισμός του γραφείου σας θα σας επιτρέψει να εργαστείτε πιο αποτελεσματικά και να νιώσετε πιο συγκεντρωμένοι στο γραφείο σας- βασισμένες εργασίες. Ξεκινήστε στον αριθμό βήματος παρακάτω.
Βήματα
Μέρος 1 από 4: Εκκαθάριση του γραφείου σας
Βήμα 1. Βγάλτε τα πάντα από το γραφείο σας
Αφαιρέστε τα πάντα και τοποθετήστε τα όλα σε ένα μεγάλο σωρό. Όταν έρθει η ώρα να αναδιοργανώσετε το γραφείο σας, θα περάσετε μεθοδικά αυτό το σωρό. Μην προσπαθήσετε να οργανώσετε το περιεχόμενο του γραφείου σας όταν το αφαιρείτε, πρέπει πρώτα να δημιουργήσετε λίγο καθαρό χώρο.
Βεβαιωθείτε ότι έχετε αφαιρέσει τα πάντα από το γραφείο σας, ακόμα κι αν γνωρίζετε ότι θα τα τοποθετήσετε ξανά στο ίδιο μέρος. Αυτό περιλαμβάνει εικόνες, φυτά, χαρτιά, ημερολόγια, τον υπολογιστή σας κ.λπ
Βήμα 2. Πετάξτε τα σκουπίδια και τοποθετήστε ανακυκλώσιμα αντικείμενα σε κατάλληλα δοχεία
Κάτι γίνεται σκουπίδι μόλις δεν το χρειάζεστε πια. Μπορεί να νομίζετε ότι πρέπει να αποθηκεύσετε κάτι, αλλά να είστε σίγουροι πριν το κάνετε. Εάν δεν είστε σίγουροι, μπορείτε να το τοποθετήσετε σε ένα μέρος για πράγματα που δεν είστε σίγουροι ότι θα χρειαστείτε.
- Τεμαχίστε τυχόν ευαίσθητα έγγραφα πριν τα απορρίψετε.
- Ανακυκλώστε χαρτί, πλαστικό και οτιδήποτε άλλο είναι ανακυκλώσιμο.
- Οι άνθρωποι που είναι εξαιρετικά οργανωμένοι με καθαρά γραφεία έχουν ένα ρητό: «Σε περίπτωση αμφιβολίας, πετάξτε το έξω».
Βήμα 3. Σκουπίστε όλες τις επιφάνειες
Ακόμα κι αν νομίζετε ότι τα πράγματα στο γραφείο σας είναι αρκετά καθαρά, δεν βλάπτει να τα δώσετε όλα ξανά. Καθαρίστε την οθόνη του υπολογιστή σας, ξεσκονίστε όλες τις επιφάνειες, απορρίψτε και σκουπίστε τα συρτάρια γραφείου.
- Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πεπιεσμένο αέρα για να καθαρίσετε το πληκτρολόγιό σας ή άλλα αντικείμενα με δυσπρόσιτες περιοχές.
- Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα διάλυμα νερού και λευκού ξιδιού για να καθαρίσετε πολλές επιφάνειες ή να αγοράσετε ένα καθαριστικό που σας αρέσει.
- Οι επιφάνειες περιλαμβάνουν την κορυφή του γραφείου σας, το εσωτερικό των συρταριών σας, τις κορυφές των ραφιών και τυχόν οθόνες.
Μέρος 2 από 4: Δημιουργία οργανωτικών συστημάτων
Βήμα 1. Χρησιμοποιήστε ράφια
Μπορεί να θέλετε να τοποθετήσετε ράφια στον τοίχο ή να τα αγοράσετε ή μπορεί να έχετε ήδη ράφια. Εάν τοποθετήσετε ράφια, μπορεί να τα θέλετε ακριβώς πάνω από το γραφείο σας ή στην άλλη πλευρά του δωματίου. Αυτό συνήθως εξαρτάται από το πού βρίσκεται το γραφείο σας και για τι το χρησιμοποιείτε.
- Εάν το γραφείο σας βρίσκεται σε καμπίνα στη δουλειά, ίσως χρειαστεί να τοποθετήσετε μερικά μικρά ράφια πάνω ή δίπλα στο γραφείο σας.
- Εάν το γραφείο σας βρίσκεται σε γραφείο ή υπνοδωμάτιο στο σπίτι, μπορεί να θέλετε τα ράφια σας μακριά από το γραφείο σας, έτσι ώστε να μην είναι ορατά και να μην προκαλούν οπτική απόσπαση προσοχής.
- Σκεφτείτε τι θα πάει στα ράφια πριν τα εγκαταστήσετε. Βεβαιωθείτε ότι έχουν το σωστό μέγεθος για τα βιβλία ή τα εργαλεία που σκοπεύετε να βάλετε σε αυτά.
Βήμα 2. Επισημάνετε τα συρτάρια και τα ράφια χωρίς να καταστρέψετε το φινίρισμα των συρταριών ή των ραφιών
Επισημαίνοντας ράφια και συρτάρια, λέτε στον εαυτό σας τι συμβαίνει σε κάθε μέρος. Αυτό είναι το κλειδί για να παραμείνετε οργανωμένοι. Μπορείτε να φτιάξετε τις δικές σας ετικέτες με ταινία κάλυψης ή αυτοκόλλητα, ή μπορείτε να αγοράσετε περισσότερες διακοσμητικές ετικέτες αν προτιμάτε.
- Βεβαιωθείτε ότι κάθε ετικέτα είναι σαφής και συγκεκριμένη. Με αυτόν τον τρόπο, κανένα συρτάρι δεν θα γίνει απλά "συρτάρι σκουπιδιών".
- Εάν θέλετε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα σύστημα κωδικοποίησης χρωμάτων αντί να γράψετε τις λέξεις σε κάθε συρτάρι.
- Προσοχή με τις ετικέτες. Μην γενικεύετε πάρα πολύ ή μπορεί να καταλήξετε να έχετε ακατάστατα συρτάρια γεμάτα διάφορα αντικείμενα. Αυτό μπορεί επίσης να προκαλέσει σύγχυση όταν ήρθε η ώρα να αφαιρέσετε κάτι.
Βήμα 3. Κάντε προσβάσιμα σημαντικά πράγματα
Γνωρίζετε τα πράγματα που χρησιμοποιείτε πιο συχνά στο γραφείο σας. Κρατήστε αυτά τα πράγματα κοντά και εύκολα προσβάσιμα. Για παράδειγμα, εάν έχετε μερικά κάθετα συρτάρια κάτω από το γραφείο σας, το επάνω μέρος πρέπει να περιέχει τα πράγματα στα οποία φτάνετε πιο συχνά. Εναλλακτικά, μπορείτε να φυλάξετε κρίσιμα αντικείμενα σε ράφια που είναι ορατά και εύκολα προσβάσιμα.
Μπορείτε να επιλέξετε μερικά σημαντικά πράγματα για να καθίσετε πάνω από το γραφείο σας. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν τρέχοντα έργα ή εργαλεία που χρησιμοποιείτε επανειλημμένα, όπως χάρακα ή αριθμομηχανή
Βήμα 4. Τοποθετήστε έναν κάδο απορριμμάτων κοντά
Αυτό είναι το κλειδί για να μην συσσωρεύονται σκουπίδια γύρω από το γραφείο σας. Ο κάδος απορριμμάτων σας πρέπει να είναι προσβάσιμος χωρίς να σηκωθείτε από το γραφείο σας. Με αυτόν τον τρόπο, δεν υπάρχει κίνδυνος να αφήσετε ένα κομμάτι σκουπιδιών στο γραφείο σας για να το γεμίσετε.
Μέρος 3 από 4: Τοποθετήστε ξανά το γραφείο σας
Βήμα 1. Ταξινόμηση μέσω του σωρού σας
Τώρα έχετε ένα καθαρό γραφείο και ένα μεγάλο σωρό από πράγματα που βγήκαν από αυτό. Ξεκινήστε να περνάτε από το σωρό από πάνω προς τα κάτω. Μην παραλείψετε τίποτα. Καθώς ταξινομείτε, αφαιρέστε τα σκουπίδια και τα σκουπίδια. Ξεχωρίστε σημαντικά πράγματα που θα βγουν τελικά στα ράφια στα συρτάρια.
- Κάντε ό, τι πρέπει να γίνει με κάθε αντικείμενο αμέσως, αν μπορείτε. Εάν ένα χαρτί πρέπει να τεμαχιστεί ή πρέπει να ξεσκονιστεί, κάντε το τώρα. Μην περιμένετε αργότερα.
- Εάν θα χρειαστούν περισσότερα από δύο λεπτά για να αντιμετωπίσετε ένα αντικείμενο (για παράδειγμα, εάν ο τεμαχιστής χαρτιού βρίσκεται σε άλλο κτίριο ή θα πρέπει να αγοράσετε ένα ξεσκονόπανο) τοποθετήστε το αντικείμενο στη λίστα "να κάνετε".
- Τα αντικείμενα που θα επιστρέψουν στο γραφείο μπορούν να μπουν σε νέο σωρό. Τα αντικείμενα που είναι σκουπίδια μπαίνουν στα σκουπίδια. Αντικείμενα για τα οποία δεν είστε σίγουροι μπορούν να μπουν σε τρίτο σωρό.
Βήμα 2. Αποθηκεύστε αντικείμενα για τα οποία δεν είστε σίγουροι
Πάρτε το σωρό αντικειμένων που δεν είναι σκουπίδια αλλά δεν ανήκουν στο γραφείο σας και βάλτε τα σε ένα κουτί ή ένα συρτάρι. Αποθηκεύστε αυτό το δοχείο σε ένα υπόγειο, μια ντουλάπα ή κάπου αλλού.
Μετά από ένα μήνα, έξι μήνες ή ένα χρόνο, μπορείτε να περάσετε από αυτό το δοχείο. Εάν δεν έχετε χρησιμοποιήσει κάτι από αυτό, πετάξτε το. Οι πιθανότητες να το χρησιμοποιήσετε ποτέ είναι πολύ μικρές
Βήμα 3. Αντικαταστήστε αντικείμενα στο γραφείο
Πάρτε κάθε αντικείμενο από τον πρώτο σωρό και τοποθετήστε το στο γραφείο σας ή σε ένα ράφι. Χρησιμοποιήστε τις ετικέτες που έχετε δημιουργήσει ή χρησιμοποιήστε άλλο οργανωτικό σύστημα. Βάλτε κάθε αντικείμενο πίσω στο γραφείο, ένα πράγμα τη φορά.
- Προσπαθήστε να αποφύγετε πολλούς οπτικούς περισπασμούς στο γραφείο σας. Περιορίστε τον όγκο της διακόσμησης στο γραφείο σας, έτσι ώστε να μπορείτε να εστιάσετε.
- Αν είναι δυνατόν, τα βιβλία φυλάσσονται καλύτερα από το γραφείο σας. Έχετε ένα προσιτό ράφι όπου μπορείτε να διατηρείτε τα βιβλία που χρειάζεστε τακτικά.
Βήμα 4. Καθαρίζετε τακτικά το γραφείο σας
Όσο πιο συχνά καθαρίζετε το γραφείο σας, τόσο πιο εύκολο θα είναι κάθε φορά. Στο τέλος κάθε ημέρας, κοιτάξτε το γραφείο σας και τακτοποιήστε το. Πετάξτε όλα τα σκουπίδια και αποθηκεύστε τα αδέσποτα χαρτιά ή κομμάτια ενός έργου.
- Καθαρίζοντας το γραφείο σας στο τέλος κάθε εργάσιμης ημέρας, διασφαλίζετε ότι θα έρθετε σε έναν καθαρό και εύχρηστο χώρο εργασίας την επόμενη μέρα.
- Ορίστε μία ημέρα την εβδομάδα ή το μήνα για να καθαρίσετε πραγματικά το γραφείο σας καλά, ανάλογα με το πόσο γρήγορα θα γίνει ακατάστατο ή ανοργάνωτο.
Μέρος 4 από 4: Επιλογή ενός οργανωτικού συστήματος
Βήμα 1. Οργανώστε τα πράγματα με έναν τρόπο που λειτουργεί για εσάς
Ο καθένας έχει διαφορετικό τρόπο οργάνωσης του γραφείου του και των εργαλείων του. Η δική σας θα εξαρτηθεί από το είδος της εργασίας που κάνετε στο γραφείο σας. Βεβαιωθείτε ότι ό, τι κι αν κάνετε, διατηρεί τον χώρο εύχρηστο και χωρίς περισπασμούς.
- Μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε διαφορετικά είδη δοχείων για διαφορετικά αντικείμενα.
- Mightσως χρειαστείτε φακέλους αρχείων ή πίνακα ανακοινώσεων για να καρφιτσώσετε τα πράγματα.
- Μπορεί να έχετε πολλά εργαλεία που πρέπει να κρεμαστούν σε γάντζους.
Βήμα 2. Κρατήστε κοντά μόνο τα σχετικά εργαλεία
Εάν χρησιμοποιείτε ως επί το πλείστον το γραφείο σας για εργασίες γραφείου, μην κρατάτε τα είδη χειροτεχνίας σας εκεί. Επιλέξτε ένα διαφορετικό μέρος στο δωμάτιο ή το γραφείο σας για να διατηρήσετε αυτά τα πράγματα.
- Εάν έχετε παρατηρήσει ότι ένα συγκεκριμένο αντικείμενο σπάνια ή δεν συνηθίζει ποτέ, μην το κρατάτε στο γραφείο σας.
- Εάν υπάρχει ένα εργαλείο ή πόρος που χρησιμοποιείτε πολύ, αλλά διατηρείτε αλλού, δημιουργήστε χώρο για αυτό στο γραφείο σας.
Βήμα 3. Δοκιμάστε νέα πράγματα
Εάν δυσκολευόσασταν να παραμείνετε οργανωμένοι ή να διατηρήσετε το γραφείο σας καθαρό, αυτό θα μπορούσε να είναι ένα σημάδι ότι πρέπει να δημιουργήσετε μια διαφορετική οργανωτική μέθοδο. Εάν έχετε κρατήσει τα πάντα σε συρτάρια, ίσως τα ράφια ή τα άγκιστρα θα ήταν καλύτερα για εσάς. Εάν δυσκολεύεστε να εστιάσετε στην οθόνη του υπολογιστή σας, ίσως χρειαστεί να καθαρίσετε όλα τα άλλα από τα μάτια σας.
Ρωτήστε άλλους ανθρώπους που εργάζονται στον τομέα σας πώς οργανώνουν τα γραφεία τους. Μπορεί να έχουν πολύτιμες ιδέες για εσάς
Συμβουλές
- Ο στόχος ενός καθαρού γραφείου είναι να είναι ένα παραγωγικό και υγιές μέρος για να εργαστείτε. Κάνε αυτό που σου φαίνεται καλό. Εάν χρειάζεστε διακοσμήσεις και εμπνευσμένες εικόνες γύρω σας για να νιώσετε καλά, δεν πειράζει. Απλά βεβαιωθείτε ότι μπορείτε ακόμα να εστιάσετε.
- Βεβαιωθείτε ότι έχετε μόνο πέντε γόμες το πολύ, ένα δοχείο με στυλό και μολύβια και ένα δοχείο με στυλό και μολύβια.
- Χρησιμοποιήστε βάζα με τοιχοποιία για να αποθηκεύετε στυλό, μολύβια και άλλα είδη χαρτικής που θα ταιριάζουν.
- Εάν τα βιβλία κάνουν το γραφείο σας να φαίνεται ακατάστατο, δοκιμάστε να τα γυρίσετε έτσι ώστε οι σελίδες να είναι στραμμένες προς τα έξω. Αυτό θα δώσει στον χώρο μια καθαρότερη, καθαρότερη ατμόσφαιρα.
- Εάν χρησιμοποιείτε το γραφείο σας για έργα τέχνης, το τρίψιμο/ισοπροπυλική αλκοόλη είναι ο καλύτερος τρόπος για να αφαιρέσετε λεκέδες από μελάνι και δείκτες. Απλά ρίξτε/ψεκάστε μια μικρή ποσότητα στο γραφείο σας, απλώστε το γύρω και σκουπίστε το.
- Το να παίζετε αισιόδοξη/ζωντανή μουσική μπορεί να σας βοηθήσει να εστιάσετε στον καθαρισμό και να το κάνετε πιο ευχάριστο.
