Η οργάνωση αρχείων γραφείου μπορεί να είναι μια δύσκολη εργασία, ειδικά αν έχετε μεγάλες ποσότητες αρχείων και εγγράφων, αλλά δεν χρειάζεται να είναι επώδυνη διαδικασία. Ο προγραμματισμός και η απόφαση για ένα σύστημα αρχείων μπορούν να σας βοηθήσουν να οργανώσετε τα αρχεία σας σύμφωνα με την επιχείρησή σας και να διασφαλίσετε ότι θα βρείτε σημαντικά έγγραφα πιο αποτελεσματικά. Μόλις έχετε τα αρχεία σας σε καλή κατάσταση, τότε πρέπει να τηρήσετε ένα σταθερό σύστημα για να διατηρήσετε τα αρχεία σας με αυτόν τον τρόπο.
Βήματα
Μέθοδος 1 από 3: Ανάπτυξη συστήματος
Βήμα 1. Δημιουργήστε κατηγορίες αρχείων
Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε εάν θέλετε να οργανώσετε τα αρχεία σας είναι να αποφασίσετε ποιες μεγάλες κατηγορίες θα χρησιμοποιήσετε για τη διαλογή. Διαφορετικά είδη γραφείων θα έχουν διαφορετικά είδη κατηγοριών, αλλά το γενικό σύστημα είναι το ίδιο. Πρέπει να βρείτε ένα σύστημα που ταξινομεί τα αρχεία σας με ουσιαστικό τρόπο.
Για παράδειγμα, εάν εργάζεστε σε ένα δικηγορικό γραφείο και πρέπει να οργανώσετε αρχεία πελατών, μπορείτε να ταξινομήσετε κατά γενικούς τύπους υποθέσεων: δικαστικές, δικαστικές, εταιρικές, διοικητικές και άλλες
Βήμα 2. Ρύθμιση υποκατηγοριών
Σε κάθε μεμονωμένη κατηγορία, μπορείτε να γίνετε πιο συγκεκριμένοι αναπτύσσοντας μια λίστα υποκατηγοριών. Κάθε μεμονωμένο κομμάτι χαρτιού που πρέπει να κατατεθεί μπορεί να οριστεί με δύο όρους - τη γενική κατηγορία και στη συνέχεια την υποκατηγορία.
Για παράδειγμα, εάν δημιουργείτε ένα σύστημα αρχειοθέτησης για οικονομικά ζητήματα, ενδέχεται να έχετε μια γενική κατηγορία "Εξερχόμενες πληρωμές" και, στη συνέχεια, να δημιουργήσετε υποκατηγορίες προμηθευτών, προμηθευτών, υπηρεσιών, επαγγελματιών και διοικητικών δαπανών
Βήμα 3. Χρησιμοποιήστε ένα σύστημα κωδικοποίησης χρωμάτων
Αυτό ακούγεται απλό, αλλά μπορεί να είναι ένας πολύ αποτελεσματικός τρόπος για να οργανώσετε τα αρχεία σας για γρήγορη πρόσβαση. Αποφασίστε πόσες διαφορετικές κατηγορίες θα έχετε στο σύστημα αρχειοθέτησης και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τους πολλούς διαφορετικούς χρωματισμένους φακέλους.
Αντί να χρησιμοποιείτε εντελώς χρωματισμένους φακέλους, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κανονικούς φακέλους μανίλας και να αποκτήσετε έγχρωμα αυτοκόλλητα. Στη συνέχεια, μπορείτε να τοποθετήσετε τα αυτοκόλλητα στην επάνω καρτέλα, στην άκρη του φακέλου ή και τα δύο για μεγαλύτερη ορατότητα
Βήμα 4. Προσθέστε ετικέτα στα αρχεία
Κάθε αρχείο στο γραφείο σας έχει πλέον μια σαφή θέση. Θα πρέπει να γράψετε την ετικέτα στην καρτέλα κάθε φακέλου με σαφήνεια και τακτοποίηση, ώστε να γνωρίζετε πού ανήκει. Η ετικέτα σε κάθε μεμονωμένο φάκελο πρέπει να ξεκινά με τη γενική κατηγορία και στη συνέχεια να ακολουθείται από τη συγκεκριμένη υποκατηγορία. Για παράδειγμα, ένας φάκελος που περιέχει αρχεία πληρωμών στους προμηθευτές σας θα φέρει την ετικέτα "Εξερχόμενες πληρωμές / προμηθευτές".
- Οι ετικέτες σε κάθε αρχείο πρέπει να εκτυπώνονται όσο το δυνατόν πιο τακτοποιημένα και με συνέπεια. Μπορείτε πολύ εύκολα να αγοράσετε πακέτα λογισμικού που θα σας επιτρέψουν να μορφοποιήσετε ετικέτες, ώστε να μπορείτε να τα πληκτρολογήσετε και να τα εκτυπώσετε χρησιμοποιώντας τον υπολογιστή σας.
- Εάν εκτυπώνετε τις ετικέτες σας με τον υπολογιστή σας, θα πρέπει να χρησιμοποιείτε ένα σταθερό μέγεθος και στυλ γραμματοσειράς. Εάν εκτυπώνετε με το χέρι, θα πρέπει να προσπαθήσετε να είστε συνεπείς και όσο το δυνατόν τακτοποιημένοι.
Βήμα 5. Ταξινομήστε τα αρχεία αλφαβητικά
Όταν το σύστημα αρχειοθέτησης είναι εγκατεστημένο και έχετε δημιουργήσει όλους τους φακέλους σας, τοποθετήστε τους στη σειρά. Θα πρέπει να ταξινομήσετε τους γενικούς φακέλους αλφαβητικά. Σε κάθε γενικό φάκελο, οι υποκατηγορίες θα πρέπει να ταξινομηθούν αλφαβητικά.
Μπορείτε να επιλέξετε να ταξινομήσετε ορισμένες πληροφορίες κατά ημερομηνία και όχι με βάση μια ετικέτα θέματος. Εάν ναι, τότε θα πρέπει να αποφασίσετε μόνοι σας εάν είναι πιο λογικό να ταξινομήσετε τα αρχεία σας με τα πιο πρόσφατα αντικείμενα μπροστά και να μετακινηθείτε στο παλαιότερο ή αντίστροφα
Βήμα 6. Αφήστε αρκετές ίντσες χώρο σε κάθε συρτάρι αρχειοθέτησης
Όταν δημιουργείτε το σύστημα αρχειοθέτησής σας, πρέπει να αφήσετε χώρο για την ανάπτυξη των αρχείων. Με την πάροδο του χρόνου, αναμφίβολα θα λαμβάνετε περισσότερα χαρτιά για να προσθέσετε σε κάθε φάκελο. Αφήστε χώρο για επέκταση των αρχείων σας. Διαφορετικά, θα έχετε το δύσκολο έργο αργότερα να μετακινήσετε ολόκληρα τμήματα ή συρτάρια αρχείων για να δημιουργήσετε χώρο.
Μέθοδος 2 από 3: Ταξινόμηση Disarranged Files
Βήμα 1. Συγκεντρώστε όλα τα υλικά που χρειάζονται αρχειοθέτηση
Εάν ξεκινάτε με μια συλλογή εγγράφων που δεν έχουν οργανωθεί και βρίσκονται σε αταξία, θα πρέπει να ξεκινήσετε τραβώντας τα χαρτιά μαζί. Βρείτε έναν χώρο εργασίας και συλλέξτε τα πάντα σε ένα σωρό. Στη συνέχεια, θα μπορείτε να εργαστείτε για την οργάνωση.
Βήμα 2. Χωρίστε τα έγγραφα σε δύο ομάδες για "δράση" και "αρχειοθέτηση"
"Ως πρώτο βήμα, θα πρέπει να φτιάξετε ένα φάκελο ή σωρό για όλα όσα χρειάζονται άμεση δράση. Αυτά τα έγγραφα δεν πρέπει να καταχωρηθούν ή μπορεί να μην θυμάστε να κάνετε τη δουλειά που πρέπει να γίνει. Αφήστε τον φάκελο "δράση" στην άκρη για να αντιμετωπιστεί σύντομα. Στη συνέχεια, προχωρήστε στην κατάθεση των υπολοίπων εγγράφων.
Οργανώστε το αρχείο "ενέργειας". Τα έγγραφα που πρέπει να αντιμετωπιστούν αμέσως πρέπει να ταξινομηθούν σε μικρότερες ομάδες με βάση τη δουλειά που πρέπει να κάνετε. Για παράδειγμα, ρυθμίστε υποκατηγορίες όπως κλήση, εγγραφή, παράδοση και πληρωμή
ΣΥΜΒΟΥΛΗ ΕΜΠΕΙΡΩΝ
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist Ashley Moon is the Founder and CEO of Creatively Neat, a virtual organizing and life coaching business based in Los Angeles, California. In addition to helping people organize their best life, she has a fabulous team of organizers ready to de-clutter your home or business. Ashley hosts workshops and speaking engagements at various venues and festivals. She has trained with Coach Approach and Heart Core for organizing and business coaching respectively. She has an MA in Human Development and Social Change from Pacific Oaks College.
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist
Our Expert Agrees:
Sort your papers by what needs action straight away, like bills or forms to fill out, and what doesn't require action but might in the future, like tax forms and other legal documents. The middle category of papers is those you pull out as needed, like manuals and directories. Sort the files into a drawer based on which type of action they need, placing the immediate response papers in front.
Βήμα 3. Πάρτε κάθε χαρτί μία φορά
Καθώς ταξινομείτε τα χαλαρά έγγραφα που καταθέτετε, πάρτε αποφάσεις για το καθένα καθώς το εξετάζετε. Πάρτε το χαρτί, διαβάστε το, αποφασίστε σε ποια κατηγορία και υποκατηγορία ανήκει στο σύστημα αρχειοθέτησής σας και, στη συνέχεια, αφαιρέστε το. Η εργασία με αυτόν τον τρόπο θα σας βοηθήσει με συνέπεια στην κατάθεσή σας και θα σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρόνο αντιμετωπίζοντας κάθε αντικείμενο μόνο μία φορά.
Καθώς εξετάζετε κάθε στοιχείο, θα πρέπει να καθορίσετε εάν χρειάζεται καν να το διατηρήσετε. Εάν το χαρτί είναι κάτι που έχει ήδη αντιμετωπιστεί και δεν είναι κάτι που πρέπει να κρατήσετε ως αρχείο, τότε σκεφτείτε να το απορρίψετε αντί να το καταχωρίσετε
Βήμα 4. Ξεδιπλώστε κάθε στοιχείο
Τα περισσότερα από τα χαρτιά που έχετε πιθανότατα θα έχουν έρθει σε αλληλογραφία και είναι πιθανό να είναι σε φακέλους και διπλωμένα. Αφαιρέστε τα χαρτιά από τους φακέλους τους, ανοίξτε τα επίπεδα και, στη συνέχεια, αρχειοθετήστε. Η αρχειοθέτηση κάθε χαρτιού με αυτόν τον τρόπο βοηθά τους φακέλους σας να ταιριάζουν ομοιόμορφα στο συρτάρι αρχείων, χωρίς να διογκώνονται όπου στοιβάζονται τα διπλωμένα χαρτιά.
- Αποφασίστε εάν πρέπει να κρατήσετε φακέλους. Στις περισσότερες περιπτώσεις, οι φάκελοι είναι περιττοί και μπορούν να απορριφθούν. Ωστόσο, εάν πιστεύετε ότι μπορεί να χρειάζεστε απόδειξη παράδοσης ή απόδειξη ταχυδρομικής σφραγίδας, τότε πρέπει να συρράψετε το φάκελο στα χαρτιά και να τα κρατήσετε μαζί.
- Πολλαπλά χαρτιά πρέπει να συρραφθούν μεταξύ τους. Αυτό θα αποτρέψει τα πράγματα από το να χωριστούν ή να χαθούν. Τα συρραπτικά είναι προτιμότερα από τα συνδετήρες γιατί (α) ταιριάζουν πιο ομοιόμορφα στα αρχεία και (β) δεν έχουν το πρόβλημα να γλιστρήσουν.
Μέθοδος 3 από 3: Διατήρηση των αρχείων σας
Βήμα 1. Χρησιμοποιήστε ένα καλάθι "Στο αρχείο"
Όταν εισέρχεται νέα αλληλογραφία στο γραφείο σας ή όταν δημιουργείται νέα γραφική εργασία, ενδέχεται να μην μπορείτε να την καταθέσετε αμέσως. Θα πρέπει να τοποθετήσετε όλα όσα πρέπει να κατατεθούν σε ένα μόνο μέρος για να αρχειοθετηθούν όταν είστε σε θέση. Ένα καλάθι στο γραφείο σας, με την ένδειξη "To File", είναι ένας καλός τρόπος για να αφήσετε αυτά τα χαρτιά στην άκρη μέχρι να είστε έτοιμοι.
Βήμα 2. Ορίστε έναν συνεπή χρόνο για να εργαστείτε στην κατάθεση
Εάν μπορείτε, προγραμματίστε έναν σταθερό χρόνο κάθε μέρα ή εβδομάδα για να μπορείτε να εργαστείτε για την κατάθεση νέων εγγράφων. Εάν κάνετε την κατάθεση ένα κανονικό μέρος της ρουτίνας σας, είναι πιο πιθανό να συμβαδίσετε με αυτήν.
- Για παράδειγμα, μπορείτε να αφιερώσετε την τελευταία μισή ώρα κάθε ημέρας για να καταθέσετε τα έγγραφα της ημέρας. Εάν αυτός δεν είναι αρκετός χρόνος, τότε μπορείτε να δοκιμάσετε να κάνετε την κατάθεσή σας δύο φορές κάθε μέρα, λίγο πριν πάτε για μεσημεριανό γεύμα και στη συνέχεια λίγο πριν φύγετε για την ημέρα.
- Τα κλειδιά της επιτυχίας είναι η συνέπεια και η επανάληψη.
Βήμα 3. Βεβαιωθείτε ότι άλλοι με πρόσβαση στα αρχεία κατανοούν το σύστημα
Εάν είστε το μόνο άτομο που χρησιμοποιεί τα αρχεία σας, τότε θα μπορείτε εύκολα να διατηρείτε τη σειρά που έχετε δημιουργήσει. Ωστόσο, εάν άλλα άτομα πρέπει να χρησιμοποιήσουν τα χαρτιά στα αρχεία σας, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι καταλαβαίνουν - και ακολουθούν - το σύστημα που έχετε δημιουργήσει. Η ύπαρξη συστήματος αρχειοθέτησης δεν είναι χρήσιμη εάν τα έγγραφα λανθασθούν και τοποθετηθούν σε εσφαλμένους φακέλους.
Αν μπορεί να είναι πιο αποτελεσματικό και πιο αποτελεσματικό εάν προσφέρετε να πάρετε οτιδήποτε μπορεί να χρειαστεί κάποιος άλλος στο γραφείο σας και, στη συνέχεια, ζητήστε του να σας επιστρέψει τα πάντα απευθείας. Στη συνέχεια, μπορείτε να είστε βέβαιοι ότι όλα ξαναγεμίζονται σωστά
Βήμα 4. Κρατήστε ζωτικά έγγραφα σε ασφαλές μέρος
Ορισμένα ειδικά υλικά μπορεί να χρειαστεί να φυλάσσονται σε ξεχωριστές, ειδικές τοποθεσίες. Για παράδειγμα, ορισμένα χαρτιά μπορεί να χρειαστεί να φυλάσσονται σε χρηματοκιβώτιο ή σε πυρίμαχο κλείδωμα. Σως χρειαστεί ακόμη και να κρατήσετε κάποια υλικά εκτός τόπου, σε θυρίδα ασφαλείας τράπεζας ή στο δικηγορικό γραφείο της εταιρείας σας.
Βήμα 5. Ελέγχετε τακτικά τα αρχεία σας
Τουλάχιστον μία φορά το χρόνο, ή πιο συχνά εάν είναι απαραίτητο, θα πρέπει να διαθέσετε λίγο χρόνο για να ελέγξετε τα αρχεία σας. Ο σκοπός αυτής της ανασκόπησης είναι να αποφασίσει εάν υπάρχουν έγγραφα ή ολόκληροι φάκελοι που μπορούν να απορριφθούν ή ίσως να μετακινηθούν σε εγκατάσταση αποθήκευσης εκτός ιστότοπου. Εάν κάτι δεν πρόκειται ποτέ να χρειαστεί ξανά, τότε θα πρέπει να το απορρίψετε. Εάν πρόκειται για κάτι που δεν περιμένετε να χρησιμοποιείτε τακτικά, αλλά μπορεί να χρειαστεί να το κρατήσετε ως αρχείο, τότε θα πρέπει να το στείλετε στον χώρο αποθήκευσης.
